Atsargų skaičiavimas yra atsargų skaičiavimas. Tai reiškia, kad reikia identifikuoti kiekvieną rankoje esantį daiktą, suskaičiuoti ir apibendrinti šiuos kiekius pagal daiktus. Taip pat gali būti patikrinimo žingsnis, kai skaičiavimo rezultatai lyginami su atsargų vienetų skaičiumi įmonės kompiuterinėje sistemoje. Atsargų rinkimas yra įprastas periodinės atsargų sistemos reikalavimas, taip pat gali būti reikalingas kaip bendrovės metinio audito dalis. Trumpai tariant, atlikus atsargų sudarymą, pateikiamas santraukos lygio dokumentas, kuriame nurodomas kiekvienos atsargos prekės turimų kiekių sąrašas konkrečiu laiko momentu. Tam atlikti reikalingi procedūriniai veiksmai yra šie:
Pasirinkite ir apmokykite skaičiavimo komandas atsižvelgiant į tai, kaip atlikti skaičiavimus, ir užpildyti susijusius dokumentus.
Nustatykite nutraukimo laiką, po kurio sandėlyje negalima daugiau inventorizuoti priėmimo srityje ir neišsiunčiami jokie daiktai. Tai naudinga, jei skaičiavimo dieną nevykdoma jokia gamyba, priėmimas ar gabenimas.
Priskirkite skaičiavimo atsakomybės sritis sandėlyje kiekvienai skaičiavimo komandai.
Kiekvienai komandai paskirstykite iš anksto sunumeruotą skaičiavimo žymių seką ir prisijunkite prie paskirstytų skaičių diapazonų.
Kiekvienoje skaičiavimo komandoje vienas asmuo identifikuoja ir skaičiuoja atsargas, o kitas užpildo skaičiavimo žymą. Originali žyma priklijuojama prie atsargų, o komanda pasilieka atsarginę kopiją.
Kiekvienai komandai baigus skaičiavimą, jos įjungia skaičiavimo žymas. Skaičiavimo žymos administratorius patikrina, ar trūksta žymų, todėl norint rasti žymas gali reikėti atlikti papildomą paiešką. Paprastai jie vis dar tvirtinami prie žymių, kurios buvo priklijuotos prie inventoriaus.
Skaičiavimo žymos klerkas suskaičiuoja skaičiavimo žymas į skaičiuoklę, kuri naudojama kuriant kiekvieno inventoriaus elemento suvestines sumas. Alternatyva yra įvesti informaciją į duomenų bazę, kuri geriau sugeba suvestines sumas.
Sąnaudų buhalteris palygina gautą informaciją su vienetų likučiais, laikomais įmonės amžinoje atsargų sistemoje (darant prielaidą, kad ji turi). Jei egzistuoja dideli esamos duomenų bazės skirtumai, skaičiavimo komanda grįžta į sandėlį, kad patikrintų pradinį skaičių.
Tai yra labai daug darbo reikalaujantis procesas, todėl sandėlyje gali prireikti daug laiko, todėl įmonės paprastai stengiasi kuo labiau išvengti atsargų.
Dažnesnė apskaitos forma vadinama ciklo skaičiavimu, kuris atliekamas kiekvieną dieną. Jei įmonė naudoja ciklų skaičiavimą, sandėlio darbuotojai suskaičiuoja atsargas mažoje sandėlio dalyje ir suderina savo skaičiavimo informaciją su įrašais kompiuterinėje sistemoje. Jei yra klaidų, sandėlio darbuotojai jas ištaiso, taip pat ištiria priežastis, kodėl įvyko klaidos. Aktyvi ciklų skaičiavimo programa bent jau pagerins atsargų įrašų tikslumo lygį ir netgi gali nereikalauti atlikti mėnesio pabaigos fizinių atsargų skaičiavimo.
