Ši atsiskaitymo procedūra apima tris atsiskaitymo proceso užduotis, susijusias su sąskaitos faktūros sudarymui reikalingos informacijos rinkimu, sąskaitų faktūrų kūrimu ir jų išrašymu klientams.
Peržiūrėkite atsiskaitymo informaciją (Atsiskaitymo sekretorius)
- Kompiuterinėje sistemoje pasiekite dienos siuntimo žurnalą.
- Nuskaitykite išsamią informaciją apie kiekvieną siuntą, kad įsitikintumėte, jog ji yra paruošta atsiskaityti. Jei taip, pažymėkite įrašus kaip atsiskaitymo operacijas.
- Prisijunkite prie atsiskaitymo modulio ir iškvieskite kiekvienos būsimos sąskaitos faktūros, kurią norite atsispausdinti, peržiūros ekraną.
- Patikrinkite, ar visas kainas patvirtino užsakymo pateikimo personalas. Jei ne, suderinkite nurodytas kainas su oficialiu įmonių kainoraščiu ir gaukite patvirtinimus dėl visų šio sąrašo skirtumų.
- Pridėkite krovinio mokestį, nebent užsakymas pažymėtas kaip išankstinio apmokėjimo ar jo paimamas klientas.
- Patikrinkite, ar kliento pardavimo mokesčio kodas yra teisingas, ir, jei reikia, pakoreguokite.
Spausdinti sąskaitos paketą (Atsiskaitymo sekretorius)
- Atsiskaitymo programinėje įrangoje pasirinkite parinktį, jei norite atsispausdinti visas pažymėtas sąskaitas faktūras.
- Įdėkite įmonės oficialią sąskaitos faktūros formą į spausdintuvą.
- Atlikite bandomąjį spausdinimą, kad įsitikintumėte, jog atsiskaitymo formos tinkamai išdėstytos spausdintuve.
- Atsispausdinkite visą sąskaitos faktūros paketą ir patikrinkite, ar jie tinkamai atspausdinti.
Paruoškite ir išsiųskite sąskaitas faktūras (Atsiskaitymo sekretorius)
- Jei sąskaitos faktūros yra kelių egzempliorių, susprogdinkite kopijas ir pasilikite nurodytas kopijas.
- Į vokus įdėkite klientams skirtą sąskaitos faktūros versiją.
- Ant atsiskaitymo vokų antspaudas „Prašyta pataisyti adresą“
- Pristatykite atsiskaitymo vokus į pašto kambarį, kad galėtumėte išsiųsti.
Failo sąskaitos kopijos (Atsiskaitymo sekretorius)
- Jei reikia, paduokite išsaugotas sąskaitos faktūros kopijas pagal sąskaitos numerį arba pagal kliento vardą.
