Bendra darbo užmokesčio kontrolė
Apsvarstykite galimybę pasirinkti šiuos valdiklius beveik visoms darbo užmokesčio sistemoms, neatsižvelgiant į tai, kaip kaupiama laiko analizės informacija ar kaip atlyginama darbuotojams:
Auditas. Ar vidaus auditoriai, ar išorės auditoriai turi atlikti periodinį darbo užmokesčio funkcijos auditą, kad patikrintų, ar teisingai apskaičiuojami darbo užmokesčio įmokos, ar atlyginami darbuotojai vis dar dirba įmonėje, ar tinkamai kaupiami darbo laiko apskaitos dokumentai ir pan.
Keisti prieigos teises. Leisti pakeisti darbuotojo šeiminę padėtį, išskaičiuoti išmokas ar išskaitymus leidžiama tik tuo atveju, jei darbuotojas pateikė raštišką ir pasirašytą prašymą įmonei tai padaryti. Priešingu atveju nėra įrodymų, kad darbuotojas norėjo, kad būtų atlikti pakeitimai. Ta pati kontrolė taikoma visiems vadovo prašomiems darbo užmokesčio normos pokyčiams.
Keisti stebėjimo žurnalą. Jei darbo užmokestį apdorojate namuose naudodamiesi kompiuterizuotu darbo užmokesčio moduliu, suaktyvinkite pakeitimų stebėjimo žurnalą ir įsitikinkite, kad prieiga prie jo galima tik per slaptažodžiu apsaugotą sąsają. Šiame žurnale bus stebimi visi darbo užmokesčio sistemos pakeitimai, kurie yra labai naudingi ieškant klaidingų ar apgaulingų įrašų.
Tikrinant klaidas ataskaitos. Kai kurių tipų darbo užmokesčio klaidas galima pastebėti vykdant ataskaitas, kuriose rodomi tik tie elementai, kurie nepatenka į įprastą darbo užmokesčio rezultatų paskirstymą. Gali būti, kad tai ne visos rodo tam tikras klaidas, tačiau pagrindinių klaidų tikimybė yra didesnė už nurodytus straipsnius. Atlyginimų tvarkytojas arba trečioji šalis, nedalyvaujanti darbo užmokesčio veikloje, turėtų vykdyti ir peržiūrėti šias ataskaitas.
Išlaidų tendencijų linijos. Finansinėse ataskaitose ieškokite su darbo užmokesčiu susijusių išlaidų svyravimų ir ištirkite svyravimų priežastis.
Išduoti mokėjimo ataskaitą priežiūros institucijoms. Atsiųskite mokėjimų sąrašą darbuotojams kiekvienam skyriaus vadovui su prašymu peržiūrėti jį, ar jame nėra teisingų mokėjimo sumų ir nepažįstamų vardų. Jie gali nustatyti mokėjimus darbuotojams, kurie nebedirba įmonėje.
Apriboti prieigą prie įrašų. Užrakinkite darbuotojų bylas ir darbo užmokesčio įrašus bet kuriuo metu, kai jie nenaudojami, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos. Naudokite apsaugą slaptažodžiu, jei šie įrašai saugomi internete. Ši atsargumo priemonė yra ne tik tam, kad kas nors negalėtų susipažinti su kito darbuotojo įrašais, bet ir užkirsti kelią neteisėtiems įrašų pakeitimams (pvz., Darbo užmokesčio tarifui).
Pareigų atskyrimas. Paprašykite, kad vienas asmuo parengtų darbo užmokesčio fondą, kitas jį patvirtintų, o kitas sukurtų mokėjimus, taip sumažindamas sukčiavimo riziką, nebent tai padarę nesuderintų keli žmonės. Mažesnėse įmonėse, kuriose nėra pakankamai personalo tinkamam pareigų atskyrimui, bent jau primygtinai reikalaukite, kad kas nors peržiūrėtų ir patvirtintų darbo užmokestį prieš išsiunčiant mokėjimus darbuotojams.
Darbo užmokesčio skaičiavimo kontrolė
Toliau pateiktame galimų valdiklių sąraše sprendžiamos tokios problemos kaip praleisti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, neteisingai dirbtas laikas ir neteisingi darbo užmokesčio skaičiavimai. Jie yra:
Automatizuotos laiko skaičiavimo sistemos. Atsižvelgdami į aplinkybes, apsvarstykite galimybę įdiegti kompiuterinį laiko laikrodį. Šiuose laikrodžiuose yra daugybė įmontuotų valdiklių, pavyzdžiui, leidžiant darbuotojams tik prisijungti arba išeiti už nustatytą darbo laiką, neleisti viršvalandžių nepaisant priežiūros ir (biometriniams laikrodžiams) pašalinti bičiulių smūgio riziką. Be to, turėtumėte nusiųsti visas šių laikrodžių sugeneruotų išimčių ataskaitas priežiūros institucijoms peržiūrėti.
Skaičiavimo patikrinimas. Jei rankiniu būdu skaičiuojate darbo užmokestį, paprašykite antrojo asmens patikrinti visus skaičiavimus, įskaitant dirbtas valandas, naudojamus darbo užmokesčio tarifus, mokesčių atskaitymus ir išskaičiavimus. Antrasis asmuo greičiausiai atliks kruopštų tyrimą nei tas, kuris sukūrė skaičiavimus.
Dirbtų valandų patikrinimas. Visada leiskite vadovui patvirtinti darbuotojų dirbtas valandas, kad darbuotojai negalėtų apmokestinti daugiau laiko, nei jie iš tikrųjų dirbo.
Atlyginimų registrą suderinkite su patvirtinančiais dokumentais. Atlyginimų registre yra bruto darbo užmokestis, atskaitymai ir grynasis darbo užmokestis, taigi ir geras santraukos dokumentas, iš kurio galima atsekti patvirtinančius dokumentus patikrinimo tikslais.
Suderinkite laiko korteles su darbuotojų sąrašu. Yra nemaža rizika, kad darbuotojas laiku neatsivers darbo laiko apskaitos žiniaraščio, todėl jam nebus mokama. Norėdami išvengti šios problemos, darbo užmokesčio apdorojimo pradžioje atsispausdinkite aktyvių darbuotojų sąrašą ir pažymėkite sąraše esančius vardus, kai gausite jų darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Viršvalandžiai dirbo patikrinimas. Net jei nereikalaujate, kad prižiūrėtojai patvirtintų darbuotojų dirbtas valandas, bent jau leiskite vadovams patvirtinti viršvalandžius. Su šiomis valandomis siejama darbo užmokesčio premija, todėl išlaidos įmonei yra didesnės, taip pat kyla pagunda darbuotojams jas išsireikalauti.
Mokėkite pakeitimo patvirtinimą. Apsvarstykite galimybę reikalauti ne tik vieno patvirtinimo parašo darbuotojo darbo užmokesčio pakeitimui, bet dviejų parašų - vieno darbuotojo vadovas, o kito - aukštesnio lygio vadovas. Tai padarius sumažėja slapto susitarimo rizika keičiant darbo užmokesčio tarifus.
Patikrinkite mokėjimo kontrolę
Kai mokate darbuotojams čekiais, sukčiavimo ir įvairių klaidų rizikai sumažinti reikia kelių kontrolių. Pagrindiniai valdikliai yra:
Atnaujinkite parašo įgaliojimus. Kai čekių pasirašytojai palieka įmonę, pašalinkite juos iš įgaliotų čekių pasirašytojų sąrašo ir persiųskite šią informaciją bankui. Priešingu atveju jie vis tiek galėtų pasirašyti įmonės čekius.
Rankiniai patikrinimai darbuotojams. Jei įmanoma, patikrinkite rankomis tiesiogiai darbuotojams. Tokiu būdu išvengiama sukčiavimo, kai darbo užmokesčio darbuotojas sukuria darbuotojo vaiduoklio čekį ir įsideda čekį. Jei tai yra per neefektyvi kontrolė, apsvarstykite galimybę retkarčiais paskirstyti čekius rankiniu būdu.
Užrakinkite nepaskirstytus atlyginimų čekius. Jei išduodate atlyginimus tiesiogiai darbuotojams, o kažkas nėra, užrakinkite jų čekį saugioje vietoje. Kitaip toks čekis gali būti pavogtas ir išgrynintas.
Atitinka adresus. Jei įmonė išsiunčia čekius savo darbuotojams, sutikrinkite čekiuose nurodytus adresus su darbuotojų adresais. Jei tuo pačiu adresu eina daugiau nei vienas čekis, taip gali būti dėl to, kad darbo užmokesčio tarnautojas nukreipia neteisėtus mokėjimus suklastotiems darbuotojams į savo adresą.
Darbo užmokesčio einamoji sąskaita. Turėtumėte mokėti darbuotojams iš atskiros atsiskaitomosios sąskaitos ir finansuoti šią sąskaitą tik iš sumokėtų čekių sumos. Tai neleis kam nors apgaulingai padidinti esamo darbo užmokesčio sumos arba sukurti visiškai naują, nes sąskaitoje esančių lėšų nepakaks sumokėti už pakeistą čekį.
Galite pastebėti, kad keli valdikliai palaiko vienas kitą, todėl iš kelių valdiklių atsiranda sutapimų. Tokiais atvejais galite saugiai pašalinti keletą valdiklių, žinodami, kad kiti valdikliai vis tiek sumažins nuostolių riziką.
