Mokėtinų sumų kontrolė naudojama siekiant sumažinti nuostolių riziką mokėtinų sumų funkcijoje. Mokėtinų sumų kontrolė yra suskirstyta į tris bendras kategorijas, kurios tikrina verslo įsipareigojimą mokėti, mokėtinų sumų duomenų įvedimą į kompiuterinę sistemą ir atsiskaitymų tiekėjams. Valdikliai yra tokie:
Pareiga mokėti kontrolę
Prievolės mokėti patikrinimas gali būti atliekamas atliekant vieną iš kelių galimų kontrolių. Jie yra:
Sąskaitos faktūros patvirtinimas. Asmuo, galintis patvirtinti mokėjimą, reiškia, kad jis patvirtina tiekėjo sąskaitą faktūrą. Tačiau tai iš tikrųjų yra gana silpna kontrolė, jei tvirtintojas mato tik tiekėjo sąskaitą faktūrą, nes niekaip negalima pasakyti, ar prekės ar paslaugos buvo gautos, ar nustatytos kainos buvo tokios, kokias iš pradžių sutiko įmonė. Patvirtintojas taip pat gali norėti sužinoti, kuri didžiosios knygos sąskaita bus apmokestinta. Todėl geriau, kad mokėtinų sumų darbuotojai pirmiausia surinktų tiekėjo sąskaitą faktūrą, patvirtindami pirkimo užsakymą ir priimdami dokumentus į paketą, o tada antspauduokite sąskaitą parašo bloku, kuriame nurodytas apmokestinamas sąskaitos numeris, ir tada turėkite patvirtintoją. jį peržiūrėti. Šis požiūris suteikia apžvalgininkams labai išsamų informacijos rinkinį.
Pirkimo užsakymo patvirtinimas. Pirkimo skyrius išleidžia pirkimo užsakymą kiekvienam pirkimui. Tai darydamas, perkantysis personalas iš esmės patvirtina visas išlaidas, kol jos dar nebuvo padarytos, o tai gali užkirsti kelią tam tikrų išlaidų atsiradimui. Kadangi ši kontrolė reikalauja nemažai perkančių darbuotojų darbo, jie greičiausiai paprašys darbuotojų paprašyti prekių oficialioje pirkimo paraiškos formoje.
Užpildykite a trijų krypčių rungtynės. Prieš patvirtindami mokėjimą, mokėtinų sumų darbuotojai tiekėjo sąskaitą faktūrą suderina su susijusiu pirkimo užsakymu ir gavimo įrodymu. Šis metodas panaikina individualios sąskaitos faktūros patvirtinimo poreikį, nes patvirtinimas pagrįstas pirkimo užsakymu. Tai taip pat geriau nei patvirtinti tik pagal pirkimo užsakymą, nes taip pat patikrinamas prekių gavimas. Tačiau jis taip pat yra skausmingai lėtas ir gali sugesti, jei trūksta dokumentų.
Neautomatinė mokėjimų kopijų paieška. Kompiuterizuota mokėtinų sumų sistema atlieka automatinę sąskaitų faktūrų numerių kopijų paiešką. Tai yra daug sunkesnė pastanga naudojant visiškai rankinę apskaitos sistemą. Tokiu atveju mokėtinų sumų tarnautojas gali ieškoti tiekėjo failo ir neapmokėtų sąskaitų faktūrų failo, norėdamas sužinoti, ar ką tik iš tiekėjo gauta sąskaita jau buvo apmokėta. Daugeliu atvejų gaunamų tiekėjų sąskaitų kiekis tai apsunkina, kad mokami darbuotojai atsisako bandymų nustatyti pasikartojančias sąskaitas ir tiesiog sutinka, kad kartais už tokias prekes sumokės.
Duomenų įvedimo valdikliai
Yra keli būdai, kaip užtikrinti, kad visos tiekėjų sąskaitos būtų įvestos į mokėtinų sumų sistemą, nors šios kontrolės priemonės skiriasi. Valdikliai yra:
Įrašyti po patvirtinimo. Ši kontrolė verčia mokėtinus darbuotojus patikrinti kiekvieną sąskaitą faktūrą prieš ją įvedant į sistemą.
Įrašykite prieš patvirtindami. Ši kontrolė teikia didesnį prioritetą mokantiems tiekėjams nei leidimų mokėti gavimas, nes kiekviena gauta sąskaita mokėtinų sumų sistemoje įrašoma vienu metu. Ši kontrolė geriausiai veikia ten, kur pirkimo užsakymai jau buvo naudojami leidžiant pirkimą.
Priimkite sąskaitos faktūros numeravimo gaires. Bene didžiausia problema mokėtinų sumų duomenų įvedimo srityje yra pasikartojantys mokėjimai. Tai neatrodo problema, nes dauguma įmonių naudoja apskaitos programinę įrangą, kuri automatiškai aptinka pasikartojančias sąskaitas faktūras ir apsaugo nuo pasikartojančių mokėjimų. Tačiau sąskaitų faktūrų numerių įrašymas gali būti nenuoseklus. Pavyzdžiui, ar įrašote sąskaitos faktūros numerį 0000078234 su priekiniais nuliais, ar be jų? Jei ta pati sąskaita mokėtinų sumų darbuotojams pateikiama du kartus ir vieną kartą ji įrašoma kaip 0000078234, o kitą kartą - 78234, sistema jų nepažymės kaip sąskaitų kopijas. Ta pati problema kyla su brūkšneliais sąskaitos faktūros numeryje; sąskaitos faktūros numeris 1234-999 galėtų būti įrašytas kaip 1234-999 arba kaip 1234999.
Finansinių ataskaitų atitikimas biudžetui. Jei tiekėjo sąskaita faktūra buvo neteisingai apmokestinta netinkamam skyriui, gali būti, kad skyriaus vadovas, susipažinęs su finansinėmis ataskaitomis, aptiktų skirtumo tarp apskaičiuotos sumos ir biudžeto, todėl apie tai būtų atkreiptas apskaitos skyriaus dėmesys.
Mokėjimo kontrolė
Didžioji dalis toliau nurodytų kontrolių yra susijusios su mokėjimu čekiu, nes tai vis dar yra vyraujanti mokėjimo forma. Valdikliai yra:
Atskiras čekių spausdinimas ir pasirašymas. Vienas asmuo turėtų parengti čekius, o kitas - juos pasirašyti. Tokiu būdu grynųjų pinigų išdavimas yra kryžminis patikrinimas.
Visus čekius laikykite užrakintoje vietoje. Nepanaudotas čekis visada turėtų būti laikomas užrakintoje vietoje. Priešingu atveju čekiai gali būti pavogti, apgaule užpildyti ir išgryninti. Tai reiškia, kad visi parašo ženklai ar antspaudai taip pat turėtų būti laikomi užrakintoje vietoje.
Stebėkite naudojamų čekių skaičių seką. Tvarkykite žurnalą, kuriame nurodytas patikrų numerių diapazonas, naudojamas patikrinimo metu. Tai naudinga norint nustatyti, ar trūksta jokių patikrinimų saugykloje. Šio žurnalo nereikėtų laikyti kartu su saugomais čekiais, nes kas nors gali pavogti žurnalą tuo pačiu metu, kai jie vagia ir patikrinimus.
Reikalauti rankinio čekio pasirašymo. Bendrovė gali reikalauti, kad būtų pasirašyti visi čekiai. Tai iš tikrųjų yra gana silpna kontrolė, nes nedaug kas pasirašiusių čekių įsigilina į tai, kodėl išduodami čekiai, ir retai abejoja sumokėtomis sumomis. Jei įmonė nusprendžia naudoti parašo lentelę ar antspaudą, tada daug svarbiau turėti stiprią pirkimo užsakymų sistemą; perkantysis personalas tampa faktiniu sąskaitų faktūrų patvirtintoju, išduodamas pirkimo užsakymus anksčiau mokėtinų sumų proceso sraute.
Reikalauti papildomo čekio signataro. Jei čekio suma viršija tam tikrą sumą, pareikalaukite antrojo čekio signataro. Ši kontrolė tariamai suteikia galimybę keliems vyresnio lygio žmonėms nustoti mokėti. Realybėje yra tikimybė įvesti dar vieną žingsnį į mokėjimo procesą, iš tikrųjų nesustiprinant kontrolės aplinkos.
