Žurnalo įrašas yra metodas, naudojamas apskaitos operacijai įrašyti į verslo apskaitos registrus. Kiekvienas žurnalo įrašas turi sugeneruoti bent du vienodus ir kompensuojančius įrašus. Taip yra todėl, kad kiekviena operacija apima bent dviejų apskaitos įrašų vietų pakeitimą, o visų debeto ir kreditų suma turi būti subalansuota. Pavyzdžiui:
Kai įrašote tiekėjo sąskaitą faktūrą, ji padidina tiek išlaidų sąskaitą, tiek mokėtinų sumų (įsipareigojimų) sąskaitą
Kai įrašote kliento sąskaitą faktūrą, ji padidina ir pajamas, ir gautinų sumų (turto) sąskaitą
Kai perkate ilgalaikį turtą, jis padidina ilgalaikio turto sąskaitą ir sumažina pinigų sąskaitą
Kai mokate darbuotojams, tai padidina darbo užmokesčio išlaidas ir sumažina grynųjų pinigų sąskaitą
Žurnalo įrašo formatas yra tas, kad pirmajame stulpelyje turi būti nurodytas sąskaitos pavadinimas / numeris, į kurį daromas įrašas, antrame stulpelyje - įrašoma debeto suma, o trečiajame - įrašoma kredito suma. Kredituojamos sąskaitos pavadinimas / sąskaitos numeris įtraukiamas. Taip pat naudinga įtraukti unikalų žurnalo įrašo identifikavimo numerį ir įrašo datą bei trumpą pasakojimo aprašymą. Jei yra daug žurnalo įrašų, taip pat galite įtraukti patvirtinimo parašo bloką, taip pat parašo ir datos bloką asmeniui, kuris įrašo žurnalo įrašą į apskaitos programinę įrangą. Pagrindinio žurnalo įrašo formatas yra:
