Nešvankus laiškas yra klientui siunčiamas pranešimas, kuriame teigiama, kad jis vėluoja sumokėti gautiną sąskaitą siuntėjui. Jei klientas ir toliau nereaguoja mokėdamas, laiškai paprastai būna nuo mandagių priminimų iki griežtesnių mokėjimo reikalavimų. Pirmieji keli laiškai, siunčiami klientui, turėtų būti mandagūs, remiantis teorija, kad klientas paprasčiausiai nepaisė mokėjimo, o įmonė nori išsaugoti savo geranoriškumą būsimam verslui.
Tačiau, kai praeina daugiau laiko, įmonė pradeda keisti savo prielaidą dėl tolesnio verslo su klientu sudarymo ir taip linkusi sumenkinti kliento geros valios sumą, kurią ji nori išlaikyti už naudą dabar. Nepaisant laiško tono, jame visada nurodoma mokėtina suma, neapmokėtos sąskaitos faktūros data, sąskaitos faktūros numeris ir visos pavėluoto mokėjimo baudos ar delspinigiai.
Tam tikru momentu po įprastos mokėjimo datos baisių laiškų išdavimo efektyvumas sumažės, todėl įmonė nutraukia jų naudojimą ir vietoj to pasikliauja asmeniniais kontaktais, advokatais ir inkasavimo agentūromis.
Baisus laiškas gali būti įvairių fizinių formų. Iš pradžių tai buvo laiškas, kuris gali būti siunčiamas įprastu paštu, registruotu laišku arba pristatymu per naktį, kad būtų galima pranešti apie vis didėjantį prašymo skubumą ir sukurti gavimo įrašą (registruoto pašto ar pristatymo per naktį atveju). . Tačiau baisus laiškas taip pat gali būti siunčiamas kaip faksas, el. Paštas ar net tekstinis pranešimas. Šie elektroniniai pristatymo būdai gali suklysti (ypač faksu) ir gali būti ne tokie veiksmingi, kaip tradiciškesnio popieriaus metodo.
Baisias raides dažnai sugeneruoja kompiuteris, visiškai neįvedant žmonių. Sistema sukonfigūruota naudoti konkretų tekstą, jei mokėjimas nebuvo atliktas per tam tikrą dienų skaičių, ir tada naudoti kitą tekstą laiškams, sugeneruotiems praėjus ilgesniam laikotarpiui be mokėjimo. Gali būti efektyviau atlikti užduotį sukurti ir išduoti baisius laiškus trečiajai šaliai.
Kredito skyriaus darbuotojai gali periodiškai keisti šių automatiškai sukurtų laiškų laiką ar turinį, jei mano, kad kai kurie variantai pagerins rinkimo greitį. Tai galima pasiekti atliekant A-B testavimą, kai išleidžiamos dvi baisaus laiško versijos ir stebimas kiekvieno jų efektyvumas; jei dėl vienos versijos mokama daugiau klientų, ši versija tampa nauju numatytuoju laiško formatu, kurį reikia naudoti.
Yra taisyklės, reglamentuojančios grėsmės lygį, kuris gali būti įtrauktas į nenuobodų laišką, atsižvelgiant į vyriausybės jurisdikciją, kurioje gyvena klientas, todėl turite vengti pernelyg ryškių nenuobodžių laiškų.
Baisus laiškas nėra tas pats, kas mėnesio pabaigos pranešimas. Išrašas išsiunčiamas visiems klientams, kurie mėnesio pabaigoje turi neapmokėtas sąskaitas faktūras. Išraše pateikiamos visos dar neapmokėtos sąskaitos faktūros, net jei jos dar nėra apmokėtinos. Pareiškimas nelaikomas priekabiavimu, o paprasčiausias sąskaitos išrašymas tam tikru momentu. Tačiau tai vis dar laikoma rinkimo įrankiu, nes dėl to klientai gali kreiptis į sąskaitas neturinčias sąskaitas, kurių jie nebūtų sumokėję.
