Kai įvyksta apskaitos sandoris, jį galima įvairiais būdais įrašyti į organizacijos knygas. Šiuose punktuose nurodomi dažniausiai pasitaikantys metodai:
Žurnalo įrašai. Pats paprasčiausias būdas registruoti operaciją yra žurnalo įrašas, kai buhalteris rankiniu būdu įveda kiekvienos operacijos sąskaitos numerius ir debetus bei kreditus. Šis metodas užima daug laiko ir turi klaidų, todėl paprastai yra skirtas patikslinimams ir specialiems įrašams. Toliau pateikiamose pastraipose atkreipiame dėmesį į labiau automatizuotus metodus, naudojamus apskaitos programinėje įrangoje, siekiant užfiksuoti dažniausiai pasitaikančias apskaitos operacijas.
Tiekėjų sąskaitų gavimas. Gavęs tiekėjo sąskaitą, buhalteris ją įrašo į apskaitos programinės įrangos mokėtinų sumų modulį. Modulis automatiškai sukuria žurnalo įrašą, kuris nurašo atitinkamą išlaidų ar turto sąskaitą ir kredituoja mokėtinų įsipareigojimų sąskaitą.
Tiekėjo sąskaitos faktūros išrašymas. Kai klientui reikia sukurti sąskaitą faktūrą, buhalteris į apskaitos programinės įrangos atsiskaitymo modulį įveda atitinkamą informaciją apie kainą, vieneto kiekį ir taikomą pardavimo mokestį. Modulis automatiškai sukuria žurnalo įrašą, kuris nurašo grynuosius pinigus arba gautinų sumų sąskaitą ir kredituoja pardavimo sąskaitą. Taip pat gali būti įskaitytas į pardavimo mokesčio įsipareigojimų sąskaitą.
Tiekėjų mokėjimų išdavimas. Kai tiekėjams mokama, buhalteris patikrina sąskaitų numerius, kuriuos reikia sumokėti apskaitos programinės įrangos mokėtinų sumų modulyje. Tada programinė įranga atsispausdina čekius arba išrašo elektroninius mokėjimus, taip pat nurašydama mokėtiną sąskaitą ir įskaitydama grynųjų pinigų sąskaitą.
Darbo užmokesčio išdavimas. Kai darbuotojams turi būti mokamas atlyginimas, buhalteris į apskaitos programinės įrangos darbo užmokesčio modulį įrašo visų darbuotojų darbo užmokesčio tarifus ir dirbtas valandas. Modulis automatiškai sukuria įrašą žurnale, kuris nurašo kompensavimo ir darbo užmokesčio mokesčių išlaidų sąskaitas ir įskaito grynuosius pinigus. Tai gali būti gana sudėtingas įrašas, nes jis taip pat gali būti susijęs su garnyrais ir kitais atskaitymais bei atskirai įrašyti kelias darbo užmokesčio mokesčių rūšis.
Šie įrašymo metodai sukuria įrašus pagrindinėje knygoje arba antrinėje dukterinėje knygoje, kuri vėliau įtraukiama į didžiąją knygą. Iš čia sandoriai sujungiami į finansinę atskaitomybę.
