Išlaidos yra mokėjimas arba įsipareigojimo atsiradimas mainais už prekes ar paslaugas. Išlaidų sukeltų dokumentų įrodymas yra pardavimo kvitas arba sąskaita faktūra. Organizacijos linkusios griežtai kontroliuoti išlaidas, kad nepatirtų nuostolių.
Kapitalinės išlaidos yra didelės vertės straipsnio išlaidos, kurios turi būti apskaitomos kaip ilgalaikis turtas. Verslas paprastai nustato kapitalizacijos ribą (arba viršutinę ribą), kad išlaidos būtų klasifikuojamos kaip kapitalo išlaidos. Viršutinė riba yra nustatyta tam, kad organizacija nepripažintų pigių prekių kaip ilgalaikio turto (o tai gali užtrukti daug laiko).
Išlaidos nebūtinai yra tas pats, kas išlaidos, nes išlaidos reiškia turto vertės sumažėjimą, o išlaidos paprasčiausiai nurodo turto įsigijimą. Taigi išlaidos apima konkretų laiko momentą, o išlaidos gali būti patirtos per ilgesnį laikotarpį. Iš tikrųjų nėra jokio skirtumo tarp šių dviejų terminų, kai išlaidos automatiškai sukelia išlaidų atsiradimą; pavyzdžiui, kanceliarinės prekės paprastai apmokestinamos iš karto, kai tik jos įsigyjamos. Ir priešingai, išankstinis nuomos mokėjimas yra išlaidos, tačiau jos netampa išlaidomis, kol nepraeina laikotarpis, kuriam taikomas nuomos mokestis.
