Sąnaudų valdymas yra faktinių ar prognozuojamų verslo sąnaudų kontrolė. Tai geriausiai pritaikyti kaip formalizuotą procesą, atliekant kai kuriuos arba visus toliau nurodytus veiksmus.
- Rinkti informaciją apie dabartines ir numatomas išlaidas. Paprastai tai gaunama iš faktinių išlaidų bendrosios knygos, tačiau informaciją taip pat galima surinkti naudojant veiklos pagrįstą sąnaudų apskaičiavimo sistemą arba kai kurią mažiau formalią rinkimo metodiką. Numatomos išlaidos susidaro iš palyginimų su panašiais projektais ar produktais arba sąmatų, pagrįstų numatomomis medžiagų sąskaitomis.
- Peržiūrėkite surinktą informaciją, kad sužinotumėte, ar galima sumažinti išlaidas ar visiškai jų išvengti. Tai gali apimti išlaidų padalijimą į pastovias, kintamas ir mišrias sąnaudas, peržiūrint išlaidas pagal tendencijas, analizuojant poveikį „kliūčių“ operacijoms ir lyginant sąnaudas su etaloninių bendrovių sąnaudomis.
- Ataskaita apie analizės rezultatus vadovybei su rekomenduojamais veiksmais.
- Kontrolės nustatymas siekiant užtikrinti, kad vadovybės nustatyti pakeitimai būtų vykdomi taip, kaip numatyta.
- Stebint bet kokius pakeitimus, kuriuos vadovybė nustato atlikus šią analizę, siekiant sužinoti, kaip pakeitimai pakeitė verslo sąnaudų profilį.
Jei verslas bando valdyti išlaidas, susijusias su būsima veikla (pvz., Naujo produkto projektavimas ar naujo būstinės pastato statyba), tada išlaidų valdymo veikla yra šiek tiek kitokia. Galima būtų vykdyti bet kurią iš šių veiklų:
- Taikant tikslines sąnaudas, nuolatos įvertinamos išlaidos, nes funkcijos yra pridedamos prie projekto arba atimamos iš jo (paprastai tai yra naujas produktas).
- Naudojant svarbiausias apžvalgas, kad būtų palygintos išlaidos, kurios iš pradžių buvo apskaičiuotos, su faktinėmis išlaidomis. Šios peržiūros kartais gali visiškai atšaukti projektus.
Išlaidų valdymas taip pat gali apimti paprastą stebėjimo funkciją, kai nereikia iškart keisti. Šiuo atveju galima vadovautis šiais išlaidų valdymo metodais:
- Naudojant dispersijos analizę, norint pabrėžti bet kokius patirtų išlaidų ir numatytų išlaidų skirtumus.
- Naudojant išimčių analizę išryškinti tik tuos skirtumus nuo biudžetinių išlaidų, kurie viršija tam tikrą ribą.
- Tendencijų analizės naudojimas norint pastebėti ilgalaikius tam tikrų išlaidų pokyčius.
Trumpai tariant, išlaidų valdymas yra plati tema, apimanti įvairią duomenų rinkimo, analizės, ataskaitų teikimo ir kontrolės veiklą. Kiekviena įmonė, norinti išlikti pelninga ilgą laiką, turės praleisti didelę laiko dalį išlaidų valdymo veiklai.
