Gaunanti ataskaita naudojama dokumentuoti pristatymo verslui turinį. Formą užpildo priimantys įmonės darbuotojai, priimantys pristatytas prekes. Gaunančioje ataskaitoje paprastai pateikiama ši informacija:
- Data ir laikas, kada buvo gautas pristatymas
- Prekes pristatiusios laivybos kompanijos pavadinimas
- Kiekvienos gautos prekės pavadinimas
- Kiekvienos gautos prekės kiekis
- Patvirtinantis pirkimo užsakymo numeris, jei jis nurodytas pristatymo dokumentuose arba dėžutėje
- Gautų daiktų būklė. Tai gali būti neigiamas įrašas, kuriame pažymimos tik sugadintos prekės.
Gaunančią ataskaitą galima naudoti keliais būdais, įskaitant šiuos:
- Grįžta. Jei reikia grąžinti tam tikras prekes, gavimo ataskaitoje nurodoma grąžinimo priežastis, pavyzdžiui, sugadintos prekės.
- Mokėtinos sumos. Gaunanti ataskaita gali būti naudojama kaip gavimo įrodymas trijų krypčių suderinimo procese. Šis metodas dažniausiai naudojamas perkant didesnius dolerius.
- Kaupimas. Apskaitos darbuotojai gali naudoti gaunamas ataskaitas, kurios buvo užpildytos beveik mėnesio pabaigoje, kad būtų kaupiamos išlaidos dar neatvykusioms tiekėjų sąskaitoms.
Kiekvienos gaunančios ataskaitos pagrindinė kopija saugoma priimančiame skyriuje. Kopijos siunčiamos į kitus skyrius, kaip reikalaujama įmonės procedūrų, pavyzdžiui, skolininkų darbuotojams siunčiama kopija dokumentuoti gautas prekes.
Žiūrint iš kontrolės perspektyvos, gali būti naudinga unikaliai suskaičiuoti kiekvieną gaunamą ataskaitą. Tada numerių seką galima ištirti, ar nėra jokių gaunančių ataskaitų.
