Finansai

Kaip sukurti mokėtinų sumų sistemą

Mokėtinų sumų sistema organizuotai apmoka verslo sąskaitas. Šios sistemos tikslai yra laiku atlikti mokėjimus ir sumokėti teisingas sumas teisingiems tiekėjams. Norint sukurti tokią sistemą, galima atlikti šiuos veiksmus:

  1. Pasirinkite programinę įrangą. Pirkite nebrangų apskaitos programinės įrangos paketą, kuriame yra mokėtinų sumų modulis. Ieškokite tokių standartinių funkcijų kaip galimybė nustatyti standartinę kiekvieno tiekėjo mokėjimo informaciją, suraskite sąskaitų kopijas, pasinaudokite išankstinio mokėjimo nuolaidomis ir atlikite elektroninius mokėjimus.

  2. Nustatykite tiekėjus. Į programinės įrangos pagrindinį tiekėjo failą įveskite kiekvienam tiekėjui taikomus pavadinimus, adresus, mokėjimo sąlygas ir numatytąsias didžiosios knygos išlaidų sąskaitas.

  3. Įveskite sąskaitas faktūras. Kiekvieną sąskaitą faktūrą įveskite į mokėtinų sumų sistemą. Tai atliekant reikia įvesti sąskaitos faktūros datą (ne gavimo datą) ir mokėtiną sumą.

  4. Patvirtinti sąskaitas faktūras. Sukurkite sistemą, kad vadybininkai individualiai patvirtintų kiekvieną tiekėjo sąskaitą faktūrą, kai ji gaunama, arba naudokite neigiamus patvirtinimus, kai vadovai turi pranešti mokėtinų sumų darbuotojams tik tuo atveju, jei jie nepatvirtina mokėjimo. Darbo eigos valdymo sistema galėtų būti integruota į sistemą, kad būtų galima stebėti patvirtinimų būseną.

  5. Suplanuokite mokėjimą. Atlikite bandomąjį bandymą ir atsispausdinkite iš programinės įrangos visų sąskaitų, kurias reikia apmokėti, sąrašą ir patikrinkite, ar ataskaitoje yra visos sąskaitos, kurias reikia apmokėti per pasirinktą dienų seką.

  6. Išbandykite patikrinimo eigą. Pažymėkite programinėje įrangoje visus patvirtintus mokėjimus ir atsispausdinkite čekių paketą, kad sumokėtumėte už šias sąskaitas. Įsitikinkite, kad sistema moka tik tuos patikrinimus, kurie buvo pasirinkti.

  7. Ženklų patikrinimai. Paskirkite asmenį pagrindiniu čekio signataru, taip pat kitą asmenį - atsarginį čekį pasirašiusiu asmeniu. Informuokite šiuos žmones apie jų pareigas, tikrindami prie kiekvieno čekio pridėtus atsarginius dokumentus.

Ankstesni veiksmai apima pagrindinius veiksmus, susijusius su mokėtinų sumų apdorojimu per mokėtinų sumų sistemą. Į jį galima įtraukti šiuos papildomus elementus:

  • Trijų būdų derinimas. Gali reikėti, kad mokėtinas pareigūnas atitiktų tiekėjo sąskaitas faktūras su susijusiais bendrovės pirkimo užsakymais ir visus gautus dokumentus. Šios atitikties gali prireikti norint užtikrinti, kad įmonė mokėtų tik už tinkamai įgaliotas ir gautas prekes.

  • Išlaidų ataskaitos. Sukurkite sistemą, pagal kurią darbuotojai turėtų pateikti išlaidų ataskaitų formas, prie kurių pridedami visų įsigytų daiktų kvitai. Ši sistema gali apimti kelionių politiką, reglamentuojančią, kurios išlaidos bus kompensuojamos.

  • Pirkimų kortelės. Sukurkite sistemą, pagal kurią pirkimų kortelės išduodamos atrinktiems darbuotojams, kurie yra įgalioti pirkti kortelėmis įmonės vardu. Įtraukite kortelių išrašų peržiūros ir klaidų pateikimo procedūras ir visiškai peržiūrėtų ataskaitų pateikimą mokėtinų sumų darbuotojams mokėjimams apdoroti.

Taip pat gali tekti į mokėtinų sumų sistemą įtraukti pasirinktą kontrolę, kad būtų sumažinta per didelių mokėjimų rizika.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found