Registruojant mokėjimą kreditine kortele, reikia išsamiai įvesti informaciją iš kredito kortelės išrašo į įmonės apskaitos sistemą. Kredito kortelių tvarkytojui pateikus kredito kortelės išrašą įmonei, įmonei iš esmės pateikiama didelė sąskaita faktūra, kurioje yra daug eilių, skirtų įvairiems pirkimams. Kadangi išrašo turinys gali būti toks įvairus, sunku paskyrai priskirti vieną numatytąjį apmokestinimo kodą (kaip tai daroma daugumoje kitų tiekėjų, kurie dažniausiai būna susieti su nedideliu pirkinių asortimentu). Vietoj to, mokėtinų mokėjimų duomenų įvedimo darbuotojai turi atlikti kiekvieną iš šių ataskaitų ir kiekvienam eilutės elementui rankiniu būdu priskirti mokesčių kodus, atsižvelgdami į išlaidų tipą. Alternatyva yra perduoti šias ataskaitas kortelės vartotojams ir nurodyti jiems užpildyti reikiamą informaciją, nors šis metodas yra linkęs atidėti mokėjimų apdorojimą.
Apmokėtiniems darbuotojams gali būti pateiktas standartinis sąskaitų, kurioms priskirtos apmokestintos prekės, sąrašas, nes su kredito kortele perkamų daiktų tipai yra pakankamai taisyklingi. Dažniausiai perkamų daiktų pavyzdžiai:
Kelionės ir pramogos
Biuro reikmenys
Parduotų prekių kaina
Prenumeratos
Bet kurio ankstesnio punkto išlaidų įrašo kompensavimas yra mokėtinos sąskaitos.
Užregistravus mokėtinų sumų sistemoje, galiausiai atliekamas čekio mokėjimas už sumą, nurodytą kredito kortelės ataskaitoje (pridėjus arba atėmus bet kokius patikslinimus), kai yra debetas į mokėtiną sąskaitą ir kreditas į grynųjų pinigų sąskaitą. Tuomet pervedimo patarimas pašalinamas iš ataskaitos, pridedamas prie čekio ir išsiunčiamas kreditinės kortelės tvarkytojui. Mokėtinos sumos darbuotojai prie likusios kortelės išrašo dalies prideda čekio kopiją ir pateikia ją kas mėnesį.
Čia nurodytas kredito kortelių apskaitos procesas turi būti tiksliai pakartotas kiekvieną mėnesį. Priešingu atveju net vienoje kortelės ataskaitoje gali būti tokios didelės išlaidos, kad neteisingas apdorojimas galėtų ypač paveikti organizacijos finansinius rezultatus.
