Apskaita yra sistemingas verslo finansinių operacijų registravimas. Įrašymo procesas apima apskaitos sistemos sukūrimą, operacijų stebėjimą toje sistemoje ir gautos informacijos agregavimą į finansinių ataskaitų rinkinį. Šie trys apskaitos aspektai yra išskaidyti taip:
Įrašų tvarkymo sistema. Buhalterinės apskaitos tvarkymo sistemai reikia naudoti standartinį apskaitos politikos ir procedūrų rinkinį, taip pat standartizuotas formas. Procedūros turėtų apimti kontrolę, skirtą užtikrinti, kad turtas būtų naudojamas pagal paskirtį. Įrašų tvarkymo sistema paprastai yra sukurta remiantis komerciniu būdu įsigyjamu, nebenaudojamu apskaitos programinės įrangos paketu. Bendra sistema greičiausiai turės būti suprojektuota pagal programinę įrangą, kad būtų užtikrinta, jog visos programinės įrangos funkcijos yra visiškai naudojamos.
Operacijų stebėjimas. Norint rinkti informaciją apie kiekvieną verslo sandorio tipą, reikia atskiros procedūros. Pavyzdžiui, reikalingos atskiros sistemos klientų užsakymams apdoroti, klientams sąskaitoms išrašyti ir gryniesiems iš klientų rinkti. Operacijų stebėjimas užima didžiąją dalį buhalterio laiko.
Finansinė atskaitomybė. Kelios apskaitos sistemos, visų pirma GAAP ir TFAS, nustato konkretų būdą, kaip verslo sandoriai turi būti apskaitomi apskaitos dokumentuose ir sujungti į finansines ataskaitas. Rezultatas yra pelno (nuostolių) ataskaita, balansas, pinigų srautų ataskaita ir papildoma informacija, apibūdinanti ataskaitinio laikotarpio rezultatus ir finansinę atskaitomybės subjekto būklę to laikotarpio pabaigoje.
Trumpai tariant, apskaitos prasmė apima platų veiklos spektrą, tačiau ją galima sujungti į duomenų rinkimo sistemą, nuolatinį duomenų rinkimą į tą sistemą ir informacijos apie tą sistemą pateikimą.
Apskaitos prasmę galima klaidingai išplėsti įtraukiant vidinį ir išorinį auditą. Vidaus auditas apima sistemų testavimą, siekiant nustatyti, ar jos veikia taip, kaip numatyta, ir todėl nepatenka į tradicinį apskaitos apibrėžimą. Išorinis auditas apima apskaitos įrašų patikrinimą, ar auditorius gali patvirtinti finansinėse ataskaitose pateiktos informacijos teisingumą; vėlgi, ši užduotis nepatenka į tradicinį apskaitos apibrėžimą.
