Apskaitos sistemų projektavimas
Apskaitos sistema iš esmės yra informacijos apie verslo sandorius duomenų bazė. Pagrindinis duomenų bazės naudojimas yra informacijos šaltinis, todėl apskaitos sistema turi būti suprojektuota taip, kad būtų ekonomiškai naudinga teikiant reikalingą informaciją. Pagrindiniai apskaitos sistemos projektavimo veiksniai yra šie:
Vienkartinis arba dvigubas įrašas. Labai mažas verslas veikia paprasčiausiai įrašydamas grynųjų pinigų įplaukas ir mokėjimus į savo čekių knygelę. Tai vadinama vieno įrašo sistema ir yra tinkama tik tada, kai verslo savininkas nėra suinteresuotas sužinoti apie įmonės turimo turto ir įsipareigojimų dydį. Vieno įrašo sistema yra labai supaprastinta, tačiau gali būti tinkama. Dvigubo įrašo sistema sukurta registruoti ne tik pardavimus ir išlaidas, bet ir turtą, įsipareigojimus bei akcininkų nuosavybę, todėl teikia žymiai daugiau informacijos. Dvigubo įrašo sistemai reikia daugiau įgūdžių registruojant operacijas, ir ja naudojasi visos didesnės organizacijos.
Grynieji pinigai arba kaupimo principas. Grynųjų pinigų apskaitos principu sandoriai registruojami tik tada, kai gaunami ar išleidžiami pinigai, o kaupimo principu sandoriai registruojami tada, kai jie turėtų būti pripažįstami, neatsižvelgiant į grynųjų pinigų pokyčius. Kaupimo principas reikalingas, kad jis atitiktų bet kurią apskaitos sistemą, pavyzdžiui, visuotinai priimtus apskaitos principus ar tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus. Jei manote, kad ateityje jums reikės audituotų finansinių ataskaitų, naudokite kaupimo principą.
Sąskaitos kodo struktūra. Sąskaitos kodo struktūra yra skaitinis arba raidinis ir skaitmeninis žymėjimas, suteiktas kiekvienai sąskaitai, kurioje saugoma informacija. Ilgas sąskaitos kodas, pvz., Septynių ar daugiau skaitmenų, leidžia tvarkyti daug specialių įrašų. Tačiau tai taip pat reikalauja daugiau darbo, kad būtų išlaikyta, ir yra didesnė rizika, kad informacija bus neteisingai užkoduota neteisingose sąskaitose. Taigi paprastai geriausia išlaikyti minimalų sąskaitos kodo struktūros sudėtingumą (t. Y. Ilgį). Mažesnės organizacijos gali pastebėti, kad informacijos įrašymui pakanka net trijų skaitmenų sąskaitos kodo struktūros, o didesniems, daugelio padalinių subjektams gali prireikti žymiai sudėtingesnių kodų struktūrų.
Naudotos sąskaitos. Turite nuspręsti, kurias paskyras kurti. Mažiausiai (taikant dvigubo įrašo kaupimo sistemą) jums reikės grynųjų pinigų sąskaitų, gautinų sumų, atsargų, ilgalaikio turto, mokėtinų sumų, sukauptų įsipareigojimų, nuosavo kapitalo, pajamų, parduotų prekių savikainos ir administracinių išlaidų. Tačiau net ir mažesniam verslui reikia kelis kartus daugiau sąskaitų, kad būtų galima tinkamai sekti savo veiklą. Visų pirma, norint atidžiau išnagrinėti išlaidas, greičiausiai reikės tvarkyti keletą skirtingų sąskaitų.
Skyrių atstovavimas. Didesnis verslas gali patvirtinti standartinį sąskaitų rinkinį ir juos pakartoti kiekvienai savo dukterinei įmonei. Tai taip pat gali prireikti atskiroms produktų linijoms ar įrenginiams. Šis smulkių detalių lygis ypač būdingas, kai verslas valdo pagal veiklą pagrįstą sąnaudų apskaičiavimo sistemą.
Ataskaitos. Apskaitos sistemoje saugoma informacija turi būti sujungta į ataskaitų sistemą, kuri naudojama finansiniams verslo rezultatams ir verslo padėčiai pateikti arba konkretesnėms finansinių rezultatų ataskaitoms pateikti. Daugelis šių ataskaitų yra iš anksto supakuotos su apskaitos programinės įrangos paketais, nors verslui gali kilti specialių poreikių, dėl kurių reikia pateikti pagal užsakymą sukurtas ataskaitas.
Procedūros. Apskaitos sistema neveikia tol, kol nėra nustatytų procedūrų rinkinio, kuris vartotojams parodys, kaip sistema turi būti valdoma. Dažniau aprašytos šios procedūros paprastai išsamiai dokumentuojamos ir darbuotojams suteikiamos per oficialius mokymus.
Valdikliai. Norint užtikrinti, kad apskaitos sistema veiktų taip, kaip numatyta, reikia keleto apskaitos kontrolių. Šie valdikliai bus būdingi įmonei ir gali reikalauti, kad dalyvautų bendrovės auditoriai ar išorės konsultantai, kad įsitikintų, jog įdiegtų valdiklių rinkinys yra tinkamas verslo veiklai.
Daugelis ką tik paminėtų klausimų yra tokie svarbūs, kad turite juos suprasti nuo pat pradžių, arba jums gali kilti pavojus, kad vėliau teks atstatyti visą apskaitos sistemą, kad būtų atsižvelgta į visus reikalingus pakeitimus. Visų pirma, geriausia nedelsiant patvirtinti dvigubo įrašo apskaitos sistemą ir kaupimo apskaitą.
