Išlaidų ir sąnaudų skirtumas yra tas, kad išlaidos identifikuoja išlaidas, o sąnaudos - įsigyto daikto suvartojimą. Šie terminai dažnai yra maišomi, todėl sunku suprasti skirtumą tiems žmonėms, kurie ruošiasi būti buhalteriais. Šios sąvokos yra išplėstos žemiau.
Kaina labiausiai prilygsta terminui išlaidos, taigi tai reiškia, kad jūs išleidote išteklius tam, kad ką nors įsigytumėte, nugabentumėte į vietą ir sukurtumėte. Tačiau tai nereiškia, kad įsigytas daiktas dar buvo sunaudotas. Taigi elementas, kuriam išleidote išteklius, turėtų būti klasifikuojamas kaip turtas, kol jis nebus sunaudotas. Turto klasifikavimo, į kurį įrašomi įsigyti daiktai, pavyzdžiai yra išankstinio apmokėjimo išlaidos, atsargos ir ilgalaikis turtas.
Pavyzdžiui, automobilio kaina gali būti 40 000 USD (nes tai yra tai, ką sumokėjote už jį), o jūsų pagaminto produkto kaina yra 25 USD (nes tai yra visa jūsų pagamintų išlaidų suma). Automobilio kaina greičiausiai apima pardavimo mokesčius ir pristatymo mokestį, o produkto kaina tikriausiai apima medžiagų, darbo ir gamybos pridėtines išlaidas. Abiem atvejais jūs išleidote lėšas automobiliui ir produktui įsigyti, tačiau dar nevartojote nė vieno. Pirmosios išlaidos priskiriamos ilgalaikiam turtui, o antrosios - atsargoms. Panašiai darbuotojui išmokėtas avansas priskiriamas išankstinio apmokėjimo išlaidoms.
Išlaidos yra kaina, kurios naudingumas buvo išnaudotas; jis buvo suvartotas. Pavyzdžiui, jūsų įsigytas 40 000 USD automobilis ilgainiui bus nuskaitytas per amortizaciją, o 25 USD produktas bus apmokėtas už parduotų prekių savikainą, kai jis bus parduotas. Pirmuoju atveju konversija iš turto į sąnaudas pasiekiama nurašant nusidėvėjimo sąnaudų sąskaitą ir kreditu į sukauptą nusidėvėjimo sąskaitą (kuri yra kontra sąskaita, sumažinanti ilgalaikį turtą). Antruoju atveju konversija iš turto į sąnaudas pasiekiama nurašant parduotų prekių savikainą ir įskaitant į atsargų sąskaitą. Taigi abiem atvejais sąnaudas, kurios buvo laikomos turtu, pavertėme sąnaudomis, nes buvo sunaudotas pagrindinis turtas. Automobilių turtas yra vartojamas palaipsniui, todėl mes naudojame nusidėvėjimą, kad galiausiai jį paverstume sąnaudomis. Atsargų punktas sunaudojamas per vieną pardavimo sandorį, todėl mes jį konvertuojame į išlaidas, kai tik įvyksta pardavimas.
Kitas būdas galvoti apie išlaidas yra bet kokios išlaidos, gautos pajamoms generuoti pagal atitikimo principą, kuris buvo ypač akivaizdus paskutiniu atveju, kai atsargos buvo paverstos sąnaudomis, kai tik įvyko pardavimas. Pagal atitikimo principą jūs tuo pačiu metu pripažįstate tiek sandorio pajamas, tiek sąnaudas, kad iš karto būtų matomas grynasis pelnas ar nuostolis, susijęs su sandoriu. Taigi sąnaudos paverčiamos sąnaudomis, kai tik pripažįstamos susijusios pajamos.
Pagrindinė priežastis, kodėl išlaidos praktiškai dažnai traktuojamos kaip išlaidos, yra ta, kad dauguma išlaidų yra suvartojamos vienu metu, todėl jos iš karto perskaičiuojamos į sąnaudas. Tokia padėtis susidaro dėl bet kokių išlaidų, susijusių su konkrečiu laikotarpiu, pavyzdžiui, mėnesio sąskaita už komunalines paslaugas, administraciniai atlyginimai, nuoma, raštinės reikmenys ir kt.
Deja, sąnaudos ir sąnaudos paprastai yra keičiamos net apskaitos terminologijoje. Finansinės apskaitos standartų valdybos tvarkomame pagrindiniame apskaitos standartų kodifikavimo žodynėlyje nėra apibrėžtas nė vienas terminas; todėl pirmiau pateikti apibrėžimai yra kilę iš bendro vartojimo.
