Kai verslas patiria išlaidų, tai sumažina pelno sumą, nurodytą pelno (nuostolių) ataskaitoje. Tačiau išlaidų atsiradimas taip pat turi įtakos balansui, kuriame pateikiami visų turto, įsipareigojimų ir nuosavybės klasių galutinis likutis. Išlaidų poveikis balanse skiriasi priklausomai nuo pirminio išlaidų sandorio pobūdžio. Galimi variantai:
Mokėtinos sumos. Daugiausia išlaidų apskaitoma per mokėtinų sumų funkciją, kai gaunamos sąskaitos iš tiekėjų. Tokiu atveju mokėtinos sąskaitos yra padidinamos, o išlaidų suma sumažina nepaskirstytojo pelno sąskaitą. Taigi balanso įsipareigojimų dalis didėja, o nuosavo kapitalo dalis mažėja.
Sukauptos išlaidos. Kai sukaupiamos išlaidos, tai reiškia, kad sukauptų įsipareigojimų sąskaita padidėja, o išlaidų suma sumažina nepaskirstytojo pelno sąskaitą. Taigi balanso įsipareigojimų dalis didėja, o nuosavo kapitalo dalis mažėja.
Apmokėjimas grynaisiais. Kai išlaidos įrašomos tuo pačiu metu, kai už jas sumokama grynaisiais, pinigų (turto) sąskaita mažėja, o išlaidų suma sumažina nepaskirstytojo pelno sąskaitą. Taigi balanso turto ir nuosavo kapitalo skyriuose yra kompensuojamų nuosmukių.
Atsargų keitimas. Apskaitos skyrius gali nuspręsti padidinti rezervo dydį, pvz., Atidėjimą abejotinoms sąskaitoms ar sukauptą nusidėvėjimą. Jei taip, tai padidina kontra turto sąskaitą (tai yra kredito balanso padidėjimas), tuo pačiu sumažinant nepaskirstytojo pelno sumą (tai yra debeto operacija). Iš tikrųjų rezultatas yra įsipareigojimų padidėjimas ir nuosavo kapitalo sumažinimas.
Pervedimas iš išankstinio apmokėjimo išlaidų. Tiekėjui gali būti anksčiau sumokėta iš anksto už dar neatliktas paslaugas, todėl mokėjimas iš pradžių buvo įrašytas į išankstinio apmokėjimo išlaidų (turto) sąskaitą. Kai paslaugos galiausiai sunaudojamos, suma priskiriama išlaidoms. Rezultatas yra išankstinio apmokėjimo išlaidų (turto) sąskaitos sumažėjimas ir atitinkamas nepaskirstytojo pelno sąskaitos sumažėjimas.
