Paslaugų sąnaudos naudojamos tada, kai organizacijos paslaugų centras apmokestina savo paslaugas kitoms verslo dalims. Su šia veikla susijęs paslaugų mokestis turėtų būti pagrįstas bent jau tiesioginėmis išlaidomis, susijusiomis su paslaugų teikimu. Mokestis taip pat gali būti labiau suapvalintas išlaidų samprata, kai prie paslaugos mokesčio pridedamas pridėtinis mokestis ir net pelnas. Paslaugų centrų, kurie gali naudoti paslaugomis pagrįstą sąnaudų apskaičiavimą, pavyzdžiai yra informacinės technologijos (IT), sargų paslaugos ir patalpų priežiūra.
Naudodamiesi paslaugomis pagrįstomis sąnaudomis, „klientų“ skyriai, atsižvelgdami į biudžete numatytą kainą, gali nuspręsti dėl norimų gauti paslaugų kiekio ir kokybės. Arba jie gali nuspręsti ieškoti kitur, kad gautų paslaugas už mažesnę kainą. Tai daro spaudimą mažinti kainodarą paslaugų skyriui, kuris dabar turi konkuruoti su išorinių paslaugų teikėjų siūlomomis kainomis.
Esant išorinei konkurencijai, paslaugų centras greičiausiai iš naujo įvertins savo sąnaudų struktūrą. Pavyzdžiui, IT paslaugų centras gali būti labiau linkęs pereiti nuo senų kompiuterinių sistemų prie programinės įrangos ar debesų pagrindo.
Kai kuriais atvejais paslaugų centro vadovas gali suprasti, kad neįmanoma konkuruoti su išoriniu tos pačios paslaugos tiekėju, ir net savo noru sutinka perduoti padalinį. Labiau tikėtina aplinkybė yra ta, kad vadovas nuolat lygins vidaus ir išorės sąnaudas, kad užtikrintų, jog jo skyrius išliktų konkurencingas. Kitas galimas rezultatas yra tas, kad paslaugų centras teikia savo paslaugas už įmonės ribų, trečiosioms šalims.
Naudojant paslaugomis pagrįstą išlaidų apskaičiavimą reikia atsargiai pasakyti, kad išorės paslaugų teikėjas gali pakankamai sumažinti savo kainas, kad vidaus paslaugų skyrius būtų išformuotas, o po to paslaugų teikėjas padidina savo kainas, kai nebėra vidaus konkurencijos.
Šis metodas sukurs daugiau darbo apskaitos skyriui, kuris turi įvesti apskaitos sistemą, kai visos išlaidos apmokamos tarp padalinių.
