Šaltinis yra dokumento originalas, kuriame pateikiama išsami verslo operacijos informacija. Šaltinio dokumente pateikiama pagrindinė informacija apie sandorį, pvz., Dalyvaujančių šalių pavadinimai, sumokėtos sumos (jei yra), data ir sandorio esmė. Šaltinių dokumentai dažnai identifikuojami unikaliu numeriu, kad juos būtų galima diferencijuoti apskaitos sistemoje. Išankstinis dokumentų numeravimas yra ypač naudingas, nes tai leidžia įmonei ištirti, ar trūksta dokumentų.
Kai pirminio dokumento informacija bus įrašyta į apskaitos sistemą, šaltinio dokumentas bus indeksuojamas, kad būtų galima lengvai pasiekti ir archyvuoti. Per praėjusius metus sukurti dokumentai paprastai laikomi vietoje, o senesni dokumentai laikomi pigesnėse ne vietoje saugyklose.
Pradiniai dokumentai yra labai svarbūs auditoriams, kurie juos naudoja kaip įrodymą, kad užfiksuotos operacijos iš tikrųjų įvyko. Pirminį dokumentą įmonės taip pat naudoja kaip įrodymą bendraudamos su savo verslo partneriais, dažniausiai dėl mokėjimų. Šaltinių dokumentų pavyzdžiai:
Atšaukta patikra
Kredito atmintinę
Indėlio lapelis
Išlaidų ataskaita
Sąskaita faktūra
Medžiagos prašymo forma
Pirkimo užsakymas
Laiko kortelė
Pardavimo kvitas
Įrodinėjimo tikslais paprastai priimtini elektroniniai pirminių dokumentų atvaizdai, nors kai kuriais atvejais vis tiek gali prireikti popierinių dokumentų.
Pradinius dokumentus paprastai reikia saugoti keletą metų. Vidaus pajamų tarnyba nurodo kai kurių tipų dokumentų, susijusių su darbo užmokesčiu, saugojimo intervalus. Jei kyla klausimų dėl dokumento saugojimo laikotarpio, pasitarkite su nusimanančiu advokatu.
