Kai išlaidos yra užfiksuojamos, jos akivaizdžiausiai atsiranda pelno (nuostolių) ataskaitos eilutėje. Pelno (nuostolių) ataskaitoje parodomi finansiniai verslo rezultatai per tam tikrą laikotarpį. Išlaidos netiesiogiai rodomos balanse, kur nepaskirstyto pelno eilutė balanso nuosavo kapitalo dalyje visada sumažės ta pačia suma, kaip ir išlaidos.
Be to, arba balanso turto pusė sumažės, arba įsipareigojimų dalis padidės išlaidų suma, taip išlaikant balansą pusiausvyroje. Štai pavyzdžiai, kur gali įvykti pokyčiai:
Turtas. Grynieji pinigai sumažėja, jei išlaidų straipsnį sumokėjote grynaisiais, arba atsargos sumažėja, jei nurašėte dalį atsargų.
„Contra“ turto sąskaitos. Sukaupta nusidėvėjimo kontra sąskaita padidėja, jei sukūrėte nusidėvėjimo mokestį.
Įsipareigojimai. Sukauptos išlaidos padidėja, jei sukūrėte išlaidų kaupimą, arba padidėjo mokėtinos sumos, jei įrašėte dar neapmokėtą tiekėjo sąskaitą.
Trumpai tariant, išlaidos atsiranda tiesiogiai pelno (nuostolių) ataskaitoje ir netiesiogiai - balanse. Naudinga visada perskaityti pelno (nuostolių) ataskaitą ir įmonės balansą, kad būtų galima pamatyti visą išlaidų poveikį.
