Gautinų sumų kontrolė iš tikrųjų prasideda nuo pirminio kliento sąskaitos faktūros sukūrimo, nes kurdami gautinas sumas turite sumažinti kelias problemas, kad galėtumėte išsamų šio pagrindinio turto valdymo rinkinį. Tuomet kontrolė apima tinkamą gautinų sumų priežiūrą ir jų pašalinimą atliekant mokėjimus iš klientų arba generuojant kreditines pažymas. Pagrindiniai svarstytini valdikliai yra šie:
- Prieš išsiunčiant reikalauti kredito patvirtinimo. Jei užsakymas bus išsiųstas blogo kredito reitingo klientui, turėsite problemų su debitorinių įsiskolinimų surinkimu. Todėl reikalauti pasirašyto kredito skyriaus pritarimo visiems pardavimo užsakymams, kurių suma viršija tam tikrą dolerio sumą.
- Patikrinkite sutarties sąlygas. Jei yra neįprastų mokėjimo sąlygų, patikrinkite jas prieš kurdami sąskaitą faktūrą. Kitu atveju gautinose sąskaitose bus sąskaitos faktūros, kurias klientai atsisako mokėti.
- Korektūros sąskaitos faktūros. Jei sąskaitoje už didelę sumą yra klaida, klientas gali sulaikyti mokėjimą, kol išsiųsite patikslintą sąskaitą faktūrą. Apsvarstykite galimybę reikalauti koreguoti didesnes sąskaitas faktūras, kad sumažintumėte šią problemą.
- Patvirtinti kreditines atmintines. Žmonės, turintys prieigą prie gaunamų klientų mokėjimų, galėtų sulaikyti gaunamus grynuosius pinigus ir tada sukurti kreditinę atmintinę, kad padengtų savo kelią. Vienas šios problemos prevencijos žingsnis yra reikalauti oficialaus vadovo patvirtinimo dėl kreditinių pažymėjimų, kuriuos vėliau patikrina vidaus audito darbuotojai. Nenaudokite šios kontrolės iki kraštutinumų ir nereikalaukite patvirtinimo dėl itin mažų kreditinių pažymėjimų - leiskite buhalterijos darbuotojams be patvirtinimo kurti mažus, kad tik išvalytų likusius mažus sąskaitų likučius.
- Apribokite prieigą prie atsiskaitymo programinės įrangos. Kaip ką tik pažymėta, kažkas galėjo sulaikyti gaunamus klientų mokėjimus ir paslėpti vagystę naudodamas kreditinę atmintinę. Turėtumėte slaptažodžiu apsaugoti prieigą prie atsiskaitymo programinės įrangos, kad išvengtumėte neteisėto kreditinių pažymėjimų generavimo.
- Atskiros pareigos. Kaip ką tik pažymėta, niekas neturėtų mokėti tvarkyti gaunamų klientų mokėjimų ir kurti kreditinių pažymėjimų, kitaip jie galės paimti pinigus ir padengti savo takelius kreditinėmis pažymomis. Todėl paskirkite šias užduotis skirtingiems žmonėms.
- Peržiūrėkite gautinų sumų žurnalo įrašus. Gautinų sumų operacijos beveik visada eina per apskaitos programinės įrangos pardavimo žurnalą, kuris sugeneruoja savo apskaitos įrašus. Todėl gautinų sumų sąskaitoje beveik niekada neturėtų būti rankinio žurnalo įrašo. Turėtumėte atidžiai išnagrinėti šiuos įrašus.
- Audito sąskaitų faktūrų paketai. Užpildžius sąskaitas, byloje turėtų būti paketas, kuriame yra pardavimo užsakymas, kredito įgaliojimas, važtaraštis ir sąskaitos faktūros kopija. Vidaus audito darbuotojai turėtų peržiūrėti šių paketų pasirinkimą, kad patikrintų, ar atsiskaitymo tarnautojas tinkamai peržiūrėjo visus patvirtinamuosius dokumentus ir teisingai sugeneravo sąskaitą faktūrą.
- Susiekite atsiskaitymus su pristatymo žurnalu. Gali būti, kad prekės bus išsiųstos be atitinkamos sąskaitos faktūros, arba atvirkščiai. Norėdami nustatyti šias situacijas, paprašykite vidaus audito darbuotojų palyginti sąskaitas su siuntimo žurnalu ir ištirti visus skirtumus.
- Audituoti pinigų priėmimo kvitų taikymą. Apskaitos darbuotojai gali neteisingai taikyti grynųjų pinigų kvitus atidarytoms sąskaitoms faktūroms, galbūt net jų netaikydami teisingų klientų sąskaitoms. Vidaus audito darbuotojai turėtų periodiškai atsekti grynųjų pinigų kvitus pagal kliento sąskaitas faktūras, kad patikrintų tinkamą grynųjų pinigų paraišką.
Šie straipsniai sudaro pagrindinę gautinų sumų kontrolę. Bendrovei, turinčiai specializuotą debitorinių įsiskolinimų sistemą, gali tekti įdiegti papildomą kontrolę arba kai kurių čia išvardytų punktų gali prireikti.
