Avansinių lėšų sistema yra apskaitos sistema, skirta išmokėti ir vėliau papildyti smulkius grynuosius pinigus. Grynieji pinigai yra nedidelis grynųjų pinigų rezervas, laikomas vietoje verslo vietoje nenumatytiems grynųjų poreikiams tenkinti. Avansų sistema sukurta siekiant suteikti pradinį rankinį metodą, leidžiantį stebėti smulkius grynųjų pinigų likučius ir kaip naudojami grynieji pinigai. Esminės avansinės sistemos savybės yra šios:
Fiksuota grynųjų pinigų suma yra skiriama smulkiems grynųjų pinigų fondams, kurie nurodomi atskiroje sąskaitoje, esančioje pagrindinėje knygoje.
Visi grynųjų pinigų paskirstymai iš mažų pinigų fondo yra dokumentuojami kartu su kvitais.
Smulkių grynųjų pinigų išmokėjimo kvitai naudojami kaip pagrindas smulkiems grynųjų pinigų fondams periodiškai papildyti.
Laukiamo ir faktinio fondo likučių skirtumai yra reguliariai peržiūrimi ir tiriami.
Iš esmės išlaidos pripažįstamos, kai iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos atliekami nauji grynųjų pinigų fondo papildymai. Kai grynieji pinigai mokami iš atsiskaitomosios sąskaitos, įrašas yra įvairių išlaidų, už kurias kvitus pateikia smulkus grynųjų pinigų saugotojas, debetas ir kreditas į grynųjų pinigų sąskaitą.
Nebent yra sąmoningai pakeista grynųjų pinigų fondui skirta pinigų suma, nėra jokios priežasties, kodėl kada nors turėtų būti dar vienas įrašas į sąskaitą, naudojamą smulkiam grynųjų pinigų balansui dokumentuoti, nes visi smulkūs grynųjų pinigų papildymai gaunami iš įmonės einamosios sąskaitos.
Pagrindinis šios sistemos bruožas yra būtinybė dokumentuoti visas išlaidas. Tai yra puikus būdas išlaikyti aukštą grynųjų pinigų išmokėjimo kontrolę.
Avansinių išmokų sistema populiarėja, nes daugelis įmonių nori naudoti įmonės kreditines korteles atsitiktiniams pirkimams atlikti, arba darbuotojai prašo sumokėti grynuosius pinigus ir tada kreiptis dėl kompensacijos per įmonės išlaidų kompensavimo sistemą. Be to, avansinė sistema gali sukelti grynųjų pinigų nutekėjimą iš verslo, arba grobiant pinigus, arba todėl, kad smulkus grynųjų pinigų saugotojas netinkamai dirba registruodamas išmokas.
