Gryni pinigai yra nedidelė grynųjų pinigų suma, laikoma įmonės patalpose, kad būtų galima sumokėti už nedidelius grynųjų pinigų poreikius. Šių mokėjimų pavyzdžiai yra raštinės reikmenys, kortelės, gėlės ir pan. Smulkūs pinigai laikomi smulkių grynųjų pinigų stalčiuje ar dėžutėje šalia tos vietos, kur jų labiausiai reikia. Didesnėje įmonėje gali būti kelios smulkios grynųjų pinigų vietos, tikriausiai viena kiekvienam pastatui ar net viena skyriui. Smulkioms grynųjų pinigų operacijoms stebėti naudojama atskira apskaitos sistema.
„Petty Cash System“
Norėdami įsteigti smulkų grynųjų pinigų fondą, kasininkas sukuria tam tikram smulkiam grynųjų pinigų fondui priskirtos finansinės sumos čekį (paprastai kelis šimtus dolerių). Arba kasininkas galėtų paprasčiausiai suskaičiuoti grynųjų pinigų fondą, jei patalpose yra pakankamai sąskaitų ir monetų. Pradinis smulkių kasų žurnalo įrašas yra nuskaičiavimas į smulkių grynųjų pinigų sąskaitą ir kreditas į grynųjų pinigų sąskaitą.
Tada smulkus grynųjų pinigų saugotojas iš fondo išmoka smulkius pinigus mainais į įplaukas, susijusias su bet kokiomis išlaidomis. Šiuo metu nėra žurnalo įrašo; Vietoj to, grynųjų pinigų fondo grynųjų pinigų likutis toliau mažėja, o kvitų skaičius ir toliau didėja. Visa įplaukų ir likusių pinigų suma visada turėtų būti lygi pradinei smulkių pinigų finansavimo sumai. Tačiau įrašymo klaidos ir vagystės gali skirtis nuo pradinės finansavimo sumos.
Kai grynųjų pinigų fondo grynųjų pinigų likutis sumažėja iki pakankamai minimalaus lygio, smulkus grynųjų pinigų saugotojas kreipiasi į daugiau kasos grynųjų. Tai pateikiama kaip visų saugotojo sukauptų kvitų suvestinė. Kasininkas sukuria naują kvitų sumos čekį ir keičia čekį į kvitus. Smulkių kasų žurnalo įrašas yra debetas į smulkių kasų sąskaitą ir kreditas į grynųjų pinigų sąskaitą.
Smulkių grynųjų pinigų saugotojas vėl užpildo smulkių grynųjų pinigų stalčių ar dėžę, kurioje dabar turėtų būti pradinė grynųjų suma, paskirta fondui. Kasininkas sukuria įrašą žurnale, kuriame užfiksuoja smulkius kasos pajamų orderius. Tai kreditas į smulkias grynųjų pinigų sąskaitas ir tikriausiai nurašomas iš kelių skirtingų išlaidų sąskaitų, pavyzdžiui, raštinės reikmenų sąskaitos (priklausomai nuo to, kas buvo nupirkta grynaisiais). Smulkių grynųjų pinigų sąskaitos likutis dabar turėtų būti toks pats kaip ir pradžios suma.
Iš tikrųjų smulkių grynųjų pinigų sąskaitos likutis yra didesnis nei faktiškai grynųjų grynųjų suma mažų kasų dėžutėje, nes grynieji grynieji pinigai nuolatos mokami. Tačiau skirtumas yra toks nedidelis, kad jis visiškai neturi reikšmės finansinių ataskaitų rezultatams. Taigi skirtumas yra suderinamas tik tada, kai smulkus kasos langelis turi būti papildytas.
Smulkaus grynųjų pinigų apskaitos pavyzdys
Bendrovė įsteigia nedidelį pinigų fondą ir iš pradžių jį finansuoja 300 USD. Įrašas yra:
