Periodinės ir amžinos inventorizacijos sistemos yra skirtingi metodai, naudojami norint stebėti prekių kiekį. Įmantresnė iš šių dviejų funkcijų yra amžina sistema, tačiau norint ją išlaikyti reikia daug daugiau įrašų. Periodinė sistema remiasi atsitiktiniu fiziniu atsargų skaičiavimu nustatant galutinį atsargų likutį ir parduotų prekių kainą, o amžinoji sistema nuolat stebi atsargų likutį. Tarp šių dviejų sistemų yra keletas kitų skirtumų:
Sąskaitos. Nuolatinėje sistemoje yra nuolatiniai pagrindinės knygos arba atsargų knygos atnaujinimai, kai įvyksta su atsargomis susijusios operacijos. Ir atvirkščiai, pagal periodinio inventorizavimo sistemą per ataskaitinį laikotarpį iš viso nėra įrašų apie parduotų prekių sąskaitą, kol nėra fizinio skaičiavimo, kuris tada naudojamas parduodant parduotų prekių savikainą.
Kompiuterinės sistemos. Negalima rankiniu būdu tvarkyti amžinos atsargų sistemos įrašų, nes kiekvienu ataskaitiniu laikotarpiu vieneto lygiu gali būti tūkstančiai operacijų. Ir atvirkščiai, periodinės inventorizacijos sistemos paprastumas leidžia rankiniu būdu tvarkyti labai mažų atsargų apskaitą.
Parduotų prekių kaina. Pagal amžinąją sistemą parduodamų prekių savikaina nuolat atnaujinama kiekvieną kartą. Ir atvirkščiai, pagal periodinių atsargų sistemą parduotų prekių savikaina apskaičiuojama vienkartine suma ataskaitinio laikotarpio pabaigoje, pridedant visus pirkimus prie pradinių atsargų ir atėmus baigiamąsias atsargas. Pastaruoju atveju tai reiškia, kad iki ataskaitinio laikotarpio pabaigos gali būti sunku gauti tikslią parduotų prekių kainą.
Ciklo skaičiavimas. Neįmanoma naudoti ciklo skaičiavimo pagal periodinę inventorizacijos sistemą, nes nėra galimybės realiu laiku gauti tikslių atsargų skaičių (kurie naudojami kaip ciklo skaičiavimo pagrindas).
Pirkiniai. Pagal amžinąją sistemą atsargų pirkimai įrašomi arba į žaliavų atsargų sąskaitą, arba į prekių sąskaitą (atsižvelgiant į pirkimo pobūdį), o atskirame įraše, kuris saugomas kiekvienam atsargų straipsniui, taip pat yra įrašas apie vienetų skaičiavimą. Ir atvirkščiai, pagal periodinių atsargų sistemą visi pirkimai įrašomi į pirkimo turto sąskaitą ir nėra atskirų atsargų įrašų, prie kurių būtų galima pridėti informaciją apie vienetų skaičiavimą.
Sandorių tyrimai. Beveik neįmanoma sekti apskaitos įrašų pagal periodinių atsargų sistemą siekiant nustatyti, kodėl įvyko bet kokia su inventoriumi susijusi klaida, nes informacija kaupiama labai aukštu lygmeniu. Ir atvirkščiai, tokius tyrimus yra daug lengviau atlikti amžinojo inventoriaus sistemoje, kur visos operacijos yra išsamiai prieinamos atskirų vienetų lygiu.
Šis sąrašas aiškiai parodo, kad amžina atsargų sistema yra žymiai pranašesnė už periodinių atsargų sistemą. Pirminis atvejis, kai periodinė sistema gali būti prasminga, yra tada, kai atsargų kiekis yra labai mažas ir kur galite vizualiai jį peržiūrėti, nereikalaujant išsamesnių atsargų įrašų. Periodinė sistema taip pat gali gerai veikti, kai sandėlio darbuotojai yra menkai apmokyti naudoti amžinojo inventoriaus sistemą, nes jie gali netyčia neteisingai įrašyti atsargų sandorius į amžinąją sistemą.
