Smulki grynųjų pinigų sistema yra politikos, procedūrų, kontrolės ir formų rinkinys, kurį įmonė naudoja grynaisiais pinigais įvairiems poreikiams, pavyzdžiui, biuro reikmenims ir paslaugoms, išduoti. Pagrindinis mažų pinigų sistemos sukūrimo procesas yra:
Vieta. Nuspręskite vietas, kuriose bus sumontuotos smulkios grynųjų pinigų lėšos. Gali būti vienas po vieną visai įmonei, o gal po vieną pastatui ar skyriui.
Finansavimas. Kiekvienoje vietoje nuspręskite mažo grynųjų pinigų fondo dydį. Paprastai tai yra nuo 100 iki 500 USD. Atsižvelgiant į didelę smulkių grobimų riziką, paprastai geriau nekurti pernelyg didelių smulkių grynųjų pinigų, nors mažesnes reikia papildyti dažniau.
Saugotojas. Paskirti smulkius grynųjų pinigų saugotojus. Paprastai tai yra administracijos darbuotojai, kurie beveik visą dieną dirba vietoje ir turi pakankamai raštvedybos įgūdžių, kad išlaikytų reikiamą įrašų kiekį labai tiksliai.
Dėžės. Pastatykite užrakintas smulkias kasas ar užrakintus stalo stalčius, įskaitant smulkių grynųjų pinigų talonų atsargas. Gali tekti sukurti aliarmą, kuris nuskambės, jei netinkamai pasiekiama dėžutė ar stalčius.
Kuponai. Iš biuro prekių parduotuvės įsigykite smulkių grynųjų pinigų kuponų rinkinį. Nereikia kurti pasirinktinės formos.
Fondas smulkių kasų. Nurodytą grynųjų pinigų sumą perkelkite į kiekvieną smulkų kasą ir įrašykite pervedimą į didžiąją knygą kaip grynųjų pinigų judėjimą į atskirą smulkių pinigų sąskaitą.
Mokymai. Mokykite smulkius grynųjų pinigų saugotojus, kaip įvertinti prašymus dėl nedidelių grynųjų, kaip užpildyti vaučerius mainais į grynuosius pinigus ir kada prašyti pakeisti grynuosius pinigus, kai grynųjų yra mažai.
Susitaikymas. Patvirtinkite procedūrą, pagal kurią apskaitos asmuo periodiškai tikrina grynųjų ir įplaukų sumą kiekvienoje smulkioje kasoje, norėdamas įsitikinti, ar visa suma atitinka pradinę dėžei nustatytą finansavimo sumą, ir suderinti visus skirtumus.
Papildymas ir registravimas. Patvirtinkite procedūrą, pagal kurią kasininkas papildo grynųjų pinigų kiekį kiekvienoje smulkioje kasoje, kaip reikalauja smulkių grynųjų pinigų saugotojai. Tai taip pat apima visų išlaidų apibendrinimą ir įrašymą į didžiąją knygą.
Smulkių grynųjų pinigų sistemoje turi būti numatytas pakankamas kontrolės priemonių skaičius, kad būtų sumažinta rizika, jog grynieji pinigai bus pavogti, jie bus suteikti už netinkamus prašymus grąžinti pinigus arba kad netinkamos grynųjų pinigų išlaidos būtų neteisingai registruojamos. Turėtumėte periodiškai peržiūrėti iškilusias kontrolės problemas, kad patikrintumėte, ar kontrolės sistema turėtų būti koreguojama siekiant sumažinti nuostolių riziką.
Smulkią grynųjų pinigų sistemą daugelyje įmonių pakeitė pirkimų kortelės - tai verslo kontroliuojamos kreditinės kortelės. Pirkimų kortelės turi vienintelį pranašumą - pašalina lengvai prieinamus grynuosius pinigus iš įmonės patalpų. Kita alternatyva yra priversti darbuotojus įsigyti daiktus iš savo lėšų, o tada atlyginti darbuotojams išlaidų ataskaitomis. Jei naudojama pastaroji galimybė, paraginkite darbuotojus dažnai pateikti išlaidų ataskaitas, kad jie nefinansuotų įmonės išlaidų ilgai. Tai taip pat reiškia, kad pateiktos išlaidų ataskaitos turėtų būti apdorojamos kuo greičiau.
