Biuras naudoja biudžetą, kad nustatytų pajamų ir išlaidų lūkesčius ateinančiais laikotarpiais. Biudžeto rengimo procesas turėtų būti griežtai vykdomas ir laikytis nustatyto tvarkaraščio, kad baigtas biudžetas būtų paruoštas naudoti iki kitų finansinių metų pradžios. Priešingu atveju pavėluoto biudžeto nebus galima palyginti su realiais kitų finansinių metų rezultatais. Čia pateikiami pagrindiniai veiksmai, kurių reikia laikytis:
- Atnaujinkite biudžeto prielaidas. Peržiūrėkite prielaidas apie įmonės verslo aplinką, kurios buvo naudojamos kaip pagrindas paskutiniam biudžetui, ir prireikus atnaujinkite.
- Atkreipkite dėmesį į turimą finansavimą. Nustatykite labiausiai tikėtiną finansavimo sumą, kuri bus prieinama biudžeto laikotarpiu, o tai gali apriboti augimo planus.
- Žingsnio kaštai. Nustatykite, ar būsimo biudžeto laikotarpio metu turėsite patirti kokių nors etapų išlaidų per numatomą verslo veiklą, ir apibrėžkite šių išlaidų sumą ir kokiu veiklos lygiu jos bus patirtos.
- Sukurkite biudžeto paketą. Iš ankstesniais metais naudotų instrukcijų paketo persiųskite pagrindines biudžeto sudarymo instrukcijas. Atnaujinkite ją įtraukdami faktines išlaidas, patirtas einamaisiais metais, taip pat metinę informaciją apie einamuosius metus. Pridėkite komentarą prie paketo, nurodydami būsimų biudžetinių metų informaciją apie išlaidų apskaičiavimą, kliūtis ir numatomus finansavimo apribojimus. Taip pat nurodykite visas kapitalo biudžeto prašymų gaires.
- Išleisti biudžeto paketą. Išduokite biudžeto paketą asmeniškai, jei įmanoma, ir atsakykite į visus gavėjų klausimus. Taip pat nurodykite pirmojo biudžeto paketo projekto terminą.
- Gaukite pajamų prognozę. Gaukite pardavimo vadybininko pajamų prognozę, patvirtinkite ją kartu su generaliniu direktoriumi ir paskui išplatinkite kitiems departamento vadovams. Jie bent iš dalies naudojasi informacija apie pajamas kaip savo biudžeto sudarymo pagrindu.
- Gaukite skyrių biudžetus. Gaukite visų departamentų biudžetus, patikrinkite, ar nėra klaidų, ir palyginkite su apribojimais, susijusiais su kliūtimis, finansavimu ir žingsnių sąnaudomis. Prireikus koreguokite biudžetus.
- Patvirtinti kompensaciją. Kompensacijų prašymus, esančius skyriaus biudžetuose, siųskite žmogiškųjų išteklių vadybininkui patvirtinti. Tai turėtų apimti palyginimą su darbo užmokesčio intervalais ir įsitikinimą, ar teisingai apskaičiuojami darbo užmokesčio mokesčiai.
- Patvirtinkite premijų planus. Ar vyresnioji vadovų komanda turi patvirtinti sąlygas, pagal kurias buvo sudaryti premijų planai, ir ar tų susitarimų sąlygos yra pagrįstos. Jei premijų mokėjimai labiau tikėtini nei neįvykdyti, įtraukite juos į biudžetą kartu su taikomais darbo užmokesčio mokesčiais.
- Gaukite kapitalo biudžeto prašymus. Patvirtinkite visus kapitalo biudžeto prašymus ir persiųskite juos vyresniosios vadovybės komandai su pastabomis ir rekomendacijomis. Norėdami užtikrinti, kad turtas bus pakeistas, suderinkite jį su ilgalaikio turto pardavimo ataskaita.
- Atnaujinkite biudžeto modelį. Įveskite visą biudžeto informaciją į pagrindinio biudžeto modelį. Patikrinkite, ar modelio darbo užmokesčio mokesčio tarifai yra atnaujinti biudžetiniams metams. Atnaujinkite nusidėvėjimo sąnaudas modelyje, remdamiesi jau gauta informacija apie ilgalaikio turto pardavimą ir kapitalo biudžeto prašymą.
- Peržiūrėkite biudžetą. Susipažinkite su vyresniosios vadovybės komanda, kad peržiūrėtumėte biudžetą. Pabrėžkite galimus suvaržymų klausimus ir visus apribojimus, kuriuos sukelia finansavimo apribojimai. Taip pat patikrinkite gautinų sumų, atsargų ir mokėtinų sumų apyvartos koeficientų pagrįstumą, atsižvelgiant į istorinę metriką, taip pat vieno pardavėjo pardavimus. Atkreipkite dėmesį į visus valdymo komandos komentarus ir persiųskite šią informaciją atgal biudžeto rengėjams su prašymais pakeisti jų biudžetus.
- Apdoroti biudžeto pakartojimus. Stebėkite neįvykdytas biudžeto pakeitimo užklausas ir atnaujinkite biudžeto modelį, kai jie bus pakartoti. Būtinai atnaujinkite apskaičiuotas palūkanų sąnaudas ir palūkanų pajamas, nes paaiškėja biudžeto finansavimo dalis.
- Gaukite patvirtinimą. Biudžetą persiųskite tvirtinti direktorių valdybai.
- Išleisti biudžetą. Sukurkite susietą biudžeto versiją ir paskirstykite ją visiems įgaliotiems gavėjams.
- Įkelkite biudžetą. Įkelkite biudžeto informaciją į finansinę programinę įrangą, kad galėtumėte generuoti biudžetą, palyginti su faktinėmis ataskaitomis.
- Patikrinkite įkeltą biudžetą. Palyginkite biudžetą, įkeltą į apskaitos programinę įrangą, su patvirtinta biudžeto versija ir pakoreguokite, ar nėra klaidų.
- Užrakinkite biudžetą. Pradėkite biudžeto modelio apsaugą slaptažodžiu. Taip pat sukurkite modelio kopiją ir archyvuokite kopiją.
