Grynųjų pinigų gavimo procesas yra labai tvarkingas, nes čekių apdorojimo užduotis yra pakrauta su kontrolėmis. Jie reikalingi norint užtikrinti, kad patikrinimai būtų tinkamai užfiksuoti, nedelsiant deponuoti ir nebūtų pavogti ar pakeisti bet kurioje proceso vietoje. Čekių čekių apdorojimo procedūra aprašyta toliau:
Įrašų čekiai ir grynieji pinigai. Atėjus kasdieniniam pašto pristatymui, visus gautus čekius ir grynuosius pinigus įrašykite į pašto kambario čekių kvitų sąrašą. Kiekviename gautame čekyje formoje nurodykite mokančios šalies pavadinimą, čekio numerį ir sumokėtą sumą. Jei kvitas buvo grynaisiais, nurodykite mokančios šalies pavadinimą, patikrinkite „grynaisiais“? langelį ir sumokėtą sumą. Kai visi eilučių elementai bus užpildyti, formos apačioje esančiame lauke „visi kvitai“ įveskite bendrą sumą. Pasirašykite formą ir nurodykite datą, kada buvo gauti čekiai ir grynieji pinigai. Be to, ant kiekvieno gauto čekio antspauduokite „tik už indėlį“ ir įmonės banko sąskaitos numerį; tai kam nors apsunkina čekio išrašymą ir pervedimą į kitą banko sąskaitą.
Išankstiniai mokėjimai. Į saugų tarpžinybinį pašto maišelį įdėkite visus čekius, grynuosius pinigus ir pašto čekių kvitų sąrašo kopiją. Nusiųskite ją rankiniu būdu kasininkui apskaitos skyriuje. Kasininkas suderina visus maišelio daiktus su pašto skyriaus čekių kvitų sąrašu, inicijuoja sąrašo kopiją ir grąžina kopiją biuro paštu į pašto kambarį. Pašto skyriaus darbuotojai užfiksuoja pradinę kopiją pagal datą.
Taikyti grynuosius pinigus į sąskaitas faktūras. Prisijunkite prie apskaitos programinės įrangos, iškvieskite neapmokėtas sąskaitas faktūras atitinkamam klientui ir pritaikykite grynuosius pinigus į sąskaitas, nurodytas pervedimo patarime, kuris pateikiamas kartu su kiekvienu kliento mokėjimu. Jei nėra nuorodos, kuri sąskaita turi būti įskaityta, įrašykite mokėjimą į atskirą tarpinę sąskaitą arba kaip nepanaudotą, bet į kliento, iš kurio ji buvo pateikta, sąskaitą. Pastaruoju atveju pasidarykite čekio kopiją ir pasilikite ją vėliau, kad čekį būtų galima deponuoti esamą dieną.
Įrašyti kitus grynuosius pinigus (nebūtina). Retkarčiais atsiras šiek tiek grynųjų ar čekių, kurie nėra susiję su neapmokėtomis gautinomis sumomis. Pavyzdžiui, klientas gali sumokėti išankstinį mokėjimą arba grąžinti užstatą. Tokiais atvejais kvitą įrašykite į apskaitos sistemą kartu su tinkama mokėjimo priežasties dokumentacija.
Įneškite grynuosius pinigus. Įrašykite visus čekius ir grynuosius pinigus į indėlio lapelį. Palyginkite indėlio lapelio sumą su suma, nurodyta pašto skyriaus čekių kvitų sąraše, ir suderinkite visus skirtumus. Tada čekius ir grynuosius pinigus laikykite užrakintame maišelyje ir perneškite į banką.
Suderinkite su banko kvitu. Gavęs čekius ir grynuosius pinigus, bankas išduoda jų kvitą. Kažkas, išskyrus kasininką, turėtų palyginti šį kvitą su indėlio lapelyje esančia suma ir suderinti visus skirtumus. Gali būti naudinga susegti kvitą į indėlio lapo kopiją ir pateikti dokumentus, kaip įrodymą, kad suderinimo veiksmas buvo atliktas.
