Apdorojus darbo užmokesčio sąskaitas, klaidos gali atsirasti keliose vietose, todėl reikalingas išsamus proceso srautas, apimantis keletą valdiklių. Ši procedūra gali būti naudojama siekiant užtikrinti, kad darbo užmokestis būtų nuosekliai tvarkomas pakartotinai. Faktinis proceso srautas gali šiek tiek skirtis nuo toliau nurodytų žingsnių, nes gali būti skirtumų, susijusių su rankinių, kompiuterizuotų ar užsakytų darbo užmokesčio apdorojimo sprendimų naudojimu. Labiausiai tikėtina procedūros versija, įskaitant atsakomybę ir pagrindines kontrolės priemones, yra tokia:
Atnaujinti darbuotojų pagrindinę bylą. Atlyginimų tarnautojas gauna pranešimą apie darbuotojų informacijos pasikeitimus, turinčius įtakos darbo užmokesčio tvarkymui, pvz., Išskaičiuojant išimtis ir darbo užmokesčio normos pokyčius. Atnaujinkite darbuotojų pagrindinę bylą darbo užmokesčio programinėje įrangoje atlikdami šiuos pakeitimus.
Nustatykite darbo užmokesčio laikotarpį. Patikrinkite, ar darbo užmokesčio modulis nustatytas teisingam darbo užmokesčio laikotarpiui.
Įveskite dirbtą laiką. Į darbo užmokesčio sistemą įrašykite kiekvieno darbuotojo dirbtų įprastų ir viršvalandžių valandų sumą. Jei įmonė rankiniu būdu apskaičiuoja darbo užmokestį, šio ir kito žingsnio nereikia. Jei įmonė naudoja kompiuterinius laiko laikrodžius, kad surinktų savo laiko matavimo informaciją, informacija gali būti perkelta tiesiai į darbo užmokesčio programinę įrangą.
Įveskite mokėjimus rankiniu būdu. Įveskite visų rankinių darbo užmokesčio sumų, kurios dar nebuvo įrašytos į darbo užmokesčio sistemą, sumas. Tai gali būti ankstesnių laikotarpių darbo užmokesčio koregavimas arba mokėjimai, susiję su pradiniu darbuotojų priėmimu į darbą ar darbo nutraukimu.
Apskaičiuokite išeitinę išmoką. Neautomatiškai apskaičiuokite mokėtiną sumą kiekvienam iš įmonės išėjusiam darbuotojui, įskaitant nepanaudotą atostogų laiką ir išeitines išmokas. Paprastai tai susiję tik su darbuotojais, kurie savo noru paliko įmonę, nes priverstiniam darbo sutarties nutraukimui reikalingi beveik neatidėliotini mokėjimai, kurie paprastai neatitinka įprasto darbo užmokesčio apdorojimo laikotarpio.
Pakeisti atskaitymus. Įveskite visus standartinių atskaitymų iš darbuotojo atlyginimo pakeitimus, pvz., Sveikatos draudimą, garnyrus ir labdaros įmokas.
Apskaičiuokite atlyginimą. Leiskite programinei įrangai apdoroti visus to laikotarpio atlyginimų skaičiavimus. Jei įmonė rankiniu būdu apskaičiuoja atlyginimą, naudokite federalinės ir valstijos vyriausybių pateiktas mokesčių lenteles, kad nustatytumėte tinkamą mokesčių išskaitymo sumą.
Peržiūrėkite ataskaitas. Jei darbo užmokesčio skaičiavimai yra perduodami arba naudojate darbo užmokesčio programinę įrangą, atsispausdinkite šias ataskaitas ir patikrinkite, ar pagrindinėse operacijose nėra klaidų. Apdorokite darbo užmokestį dar kartą, kol šios problemos bus ištaisytos.
Neigiamų atskaitymų ataskaita (gali nurodyti duomenų įvedimo klaidą ar sukčiavimą)
Neigiamų mokesčių ataskaita (gali nurodyti duomenų įvedimo klaidą ar sukčiavimą)
Preliminarus darbo užmokesčio registras (pagrindinis dokumentas, naudojamas klaidoms nustatyti)
Rūšiuotas mokamų atlyginimų sąrašas (sutelkti dėmesį į pernelyg dideles ar mažas darbo užmokesčio sumas, kad būtų galima nustatyti netikslias dirbtų valandų ar darbo užmokesčio normas)
Tendencijos darbo užmokesčio išlaidų eilutė pagal skyrius (gali nurodyti, kad darbo užmokestis priskaičiuotas ne tam skyriui)
Išduoti mokėjimus. Išnagrinėjus ataskaitas, klaidų nebebus, apdorokite mokėjimus darbuotojams.
Problemų valdymo ataskaitos (neprivaloma). Išduokite vadovybei darbo užmokesčio ataskaitas, susijusias su ką tik užpildytu darbo užmokesčiu. Tokių ataskaitų pavyzdžiai yra viršvalandžių pagal darbuotojus tendencijos ir kompensavimo išlaidų tendencijos pagal skyrius.
Kurkite atsarginę duomenų kopiją. Atlikę darbo užmokestį, sukurkite su juo susijusių duomenų atsarginę kopiją. Jei darbo užmokesčio tvarkymas yra perkamas ne iš išorės, tai tvarko tiekėjas. Jei naudojama vidinė programinė įranga, duomenis archyvuokite. Jei naudojama rankinė sistema, darbo užmokesčio registrą įdėkite į užrakintą saugyklą.
Užrakinkite laikotarpį. Užblokuokite darbo užmokesčio modulį tik užbaigusiam laikotarpiui, kad išvengtumėte neteisėtų pakeitimų. Tai iš esmės sutampa su 2 žingsniu; užrakindami darbo užmokesčio laikotarpį, mes pereiname į kitą mokėjimo laikotarpį.
Indėlių mokesčiai. Įmokėkite darbo užmokesčio mokesčius ir patikrinkite jų perdavimą vyriausybei. Jei įmonė perleido savo darbo užmokesčio tvarkymą, šį žingsnį atlieka tiekėjas.
Laikykite laiko korteles. Padarykite laiko korteles šalia darbo užmokesčio skyriaus. Visai gali būti, kad darbuotojai suabejos savo atlyginimu, tokiu atveju naujausios laiko kortelės turėtų būti lengvai prieinamos peržiūrėti. Po mėnesio ar dviejų laiko kortelės gali būti perkeltos į ilgesnį saugojimą.
Ištirkite klaidas. Jei kyla atlyginimų tvarkymo problemų, būkite tikri, kad darbuotojai jas ras! Ištirkite visas įvykusias operacijų klaidas ir inicijuokite pakeitimus, kad sumažintumėte jų tolesnį pasireiškimą. Tai gali reikšti procedūrų pakeitimą arba naujos kontrolės įvedimą.
