Virtualus uždarymas apima visiškai integruotų visos įmonės apskaitos sistemų naudojimą finansinėms ataskaitoms parengti bet kuriuo metu ir pagal poreikį. Šis metodas reikalauja ne tik įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemų, bet ir daug pastangų, kad pagrindinė informacija būtų teisinga. Reikalingos investicijos yra tokios didelės, kad mažesnėse įmonėse retai galite pamatyti virtualų uždarymą. Virtualus uždarymas reikalauja ypatingo dėmesio šioms sritims:
- Centralizuota apskaita. Beveik neįmanoma pasiekti virtualaus uždarymo be didelio apskaitos centralizavimo kartu su ERP programine įranga. Ir atvirkščiai, tai reiškia, kad jūs negalite turėti buhalterinių operacijų, išsibarsčiusių visame versle ir naudojančių skirtingą apskaitos programinę įrangą.
- Standartizuota apskaita. Verslo sandoriai turi būti apibrėžti ir traktuojami vienodai visur. Kitu atveju apskaitos darbuotojai turi skirti laiko tirdami įvairių dukterinių įmonių pateiktus sandorių pažeidimus.
- Klaida stebint. Visos rastos klaidos turi būti susietos ir pašalintos pagrindinės jų priežastys. Kitu atveju yra per daug problemų, susijusių su virtualiomis uždaromis finansinėmis ataskaitomis, kad jomis būtų galima labai pasikliauti.
Virtualiojo uždarymo rezultatai gali būti ne visai tikslūs, nes sunku automatizuoti kai kuriuos kaupiamus duomenis, paskirstyti išlaidas ir rezervus.
Virtualus uždarymas skiriasi nuo minkšto uždarymo tuo, kad norint uždaryti, reikia riboto uždarymo žingsnių skaičiaus; ir dėl šių uždarymo žingsnių švelnus uždarymas paprastai naudojamas tik mėnesio pabaigoje. Kadangi virtualus uždarymas iš esmės yra automatizuotas, uždarymo žingsnių nėra, o tai leidžia jums iš viso paleisti finansinę atskaitomybę bet kuriuo laikotarpiu; taigi yra galimos kasdienės finansinės ataskaitos.
Išlaidos ir ilgalaikės pastangos, reikalingos virtualiam uždarymui sukurti, nėra gera investicija į lėčiau augančias pramonės šakas, kur mažai naujos konkurencijos, o produktų ciklai yra ilgi. Tačiau šios išlaidos gali būti naudingos atvirkštinėje situacijoje, kai verslo aplinka keičiasi labai greitai, o vadovybė gali naudoti kasdienes finansines ataskaitas, siekdama nuolat koreguoti bendrą verslo kryptį. Tačiau net ir pastaruoju atveju virtualus uždarymas yra vertas pastangų tik tuo atveju, jei vadovybė iš tikrųjų ketina naudoti informaciją laiku priimti sprendimus; jei taip nėra, tradiciškesnis uždarymo procesas gali būti geresnis ir pigesnis sprendimas.
