Daugelis organizacijų rengia biudžetus, kuriuos naudoja kaip palyginimo metodą vertindamos savo faktinius kitų metų rezultatus. Biudžeto rengimo procesas turėtų būti griežtai vykdomas ir laikytis nustatyto tvarkaraščio, kad baigtas biudžetas būtų paruoštas naudoti iki kitų finansinių metų pradžios. Štai pagrindiniai žingsniai, kurių reikia laikytis rengiant biudžetą:
Atnaujinkite biudžeto prielaidas. Peržiūrėkite prielaidas apie įmonės verslo aplinką, kurios buvo naudojamos kaip pagrindas paskutiniam biudžetui, ir prireikus atnaujinkite.
Peržiūrėkite kliūtis. Nustatykite pirminio trūkumo, kuris varžo įmonę nuo tolesnio pardavimo, pajėgumų lygį ir apibrėžkite, kaip tai paveiks bet kokį papildomą įmonės pajamų augimą.
Turimas finansavimas. Nustatykite labiausiai tikėtiną finansavimo sumą, kuri bus prieinama biudžeto laikotarpiu, o tai gali apriboti augimo planus.
Žingsnio kaštai. Nustatykite, ar būsimo biudžeto laikotarpio metu turėsite patirti kokių nors etapų išlaidų per numatomą verslo veiklą, ir apibrėžkite šių išlaidų sumą ir kokiu veiklos lygiu jos bus patirtos.
Sukurkite biudžeto paketą. Iš ankstesniais metais naudotų instrukcijų paketo persiųskite pagrindines biudžeto sudarymo instrukcijas. Atnaujinkite ją įtraukdami faktines išlaidas, patirtas einamaisiais metais, taip pat metinę informaciją apie einamuosius metus. Pridėkite komentarą prie paketo, nurodydami būsimų biudžetinių metų informaciją apie išlaidų apskaičiavimą, kliūtis ir numatomus finansavimo apribojimus.
Išleisti biudžeto paketą. Išduokite biudžeto paketą asmeniškai, jei įmanoma, ir atsakykite į visus gavėjų klausimus. Taip pat nurodykite pirmojo biudžeto paketo projekto terminą.
Gaukite pajamų prognozę. Gaukite pardavimo vadybininko pajamų prognozę, patvirtinkite ją kartu su generaliniu direktoriumi ir paskui išplatinkite kitiems departamento vadovams. Jie naudojasi informacija apie pajamas kaip savo biudžeto sudarymo pagrindu.
Gaukite skyrių biudžetus. Gaukite visų departamentų biudžetus, patikrinkite, ar nėra klaidų, ir palyginkite su apribojimais, susijusiais su kliūtimis, finansavimu ir žingsnių sąnaudomis. Prireikus koreguokite biudžetus.
Gaukite kapitalo biudžeto prašymus. Patvirtinkite visus kapitalo biudžeto prašymus ir persiųskite juos vyresniosios vadovybės komandai su pastabomis ir rekomendacijomis.
Atnaujinkite biudžeto modelį. Įveskite visą biudžeto informaciją į pagrindinio biudžeto modelį.
Peržiūrėkite biudžetą. Susipažinkite su vyresniosios vadovybės komanda, kad peržiūrėtumėte biudžetą. Pažymėkite galimus suvaržymų klausimus ir visus apribojimus, kuriuos sukelia finansavimo problemos. Atkreipkite dėmesį į visus valdymo komandos komentarus ir persiųskite šią informaciją atgal biudžeto rengėjams su prašymais pakeisti jų biudžetus.
Apdoroti biudžeto pakartojimus. Stebėkite neįvykdytas biudžeto pakeitimo užklausas ir atnaujinkite biudžeto modelį, kai jie bus pakartoti.
Išleisti biudžetą. Sukurkite susietą biudžeto versiją ir paskirstykite ją visiems įgaliotiems gavėjams.
Įkelkite biudžetą. Įkelkite biudžeto informaciją į finansinę programinę įrangą, kad galėtumėte generuoti biudžetą, palyginti su faktinėmis ataskaitomis.
Čia nurodytų žingsnių skaičius gali būti per didelis mažesniam verslui, kuriame galbūt dalyvauja tik vienas asmuo. Jei taip, žingsnių skaičius gali būti labai suspaustas iki taško, kuriame preliminarų biudžetą galbūt galima parengti per dieną ar dvi.
