Žurnalo įrašas naudojamas sandorio debeto ir kredito pusėms įrašyti į apskaitos įrašus. Jis naudojamas dvigubo įrašo apskaitos sistemoje, kur kiekvienam įrašui atlikti reikalingas ir debetas, ir kreditas. Esminiai žurnalo įrašo formato elementai yra šie:
- Antraštės eilutėje gali būti žurnalo įrašo numeris ir įrašo data. Numeris naudojamas žurnalo įrašui indeksuoti, kad jį būtų galima tinkamai išsaugoti ir gauti iš saugyklos.
- Pirmame stulpelyje nurodomas sąskaitos numeris ir sąskaitos pavadinimas, į kurį įrašomas įrašas. Šis laukas įtraukiamas, jei jis skirtas kredituoti sąskaitą.
- Antrame stulpelyje pateikiama debeto suma, kurią reikia įvesti.
- Trečiame stulpelyje pateikiama įvesti kredito suma.
- Ant poraštės eilutės taip pat gali būti trumpas įrašo priežasties aprašymas. Labai rekomenduojama įrašą poraštės eilutėje, nes žurnalų įrašų yra tiek daug, kad lengva pamiršti, kodėl kiekvienas įrašas buvo padarytas.
Taigi pagrindinis žurnalo įrašo formatas yra:
