Išlaidų ciklas yra visuma, susijusi su prekių ir paslaugų įsigijimu ir apmokėjimu. Ši veikla apima nustatymą, ką reikia įsigyti, pirkimo veiklą, prekių gavimą ir mokėjimus tiekėjams. Didžiąją dalį išlaidų ciklo sąnaudų atneša pardavimo ciklas, kai pirkimo poreikius lemia klientų užsakymų kiekis ir tipas.
Išlaidų ciklą sudaro keli skirtingi komponentai, įskaitant prekių ir paslaugų pirkimą, tiekėjų pasirinkimą, prekių ir paslaugų užsakymą, jų gavimą ir vėlesnį apmokėjimą už jas. Visą išlaidų ciklą sudaro šios veiklos:
Nustatykite, kurias prekes ir paslaugas reikia užsisakyti. Daugiausia užsakomų prekių reikia gamybos procesui. Norėdami tai padaryti, sistema apskaičiuoja komponentus, kurie turi būti prieinami planinei gamybai, ir atima iš rankų ir nepaskirstytas žaliavas, kad gautų sumas, kurias reikia įsigyti. Arba, jei prekės ar paslaugos reikalingos pardavimo ar administracinėms funkcijoms atlikti, vartotojas užpildo prašymo formą, kurioje išsamiai aprašomi jos reikalavimai, ir persiunčia ją pirkimo skyriui.
Kai prekės perkamos nuolatinei gamybai, sistema pateiks pirkėjų personalui preliminarų pirkimo užsakymą, naudodama pageidaujamą tiekėją, nurodytą kiekvienos perkamos prekės atsargų pagrindinėje byloje. Pirkimo darbuotojai peržiūri ir patvirtina šiuos užsakymus, kurie elektroniniu būdu tiesiogiai siunčiami tiekėjams, arba jiems atspausdinami ir išsiunčiami paštu.
Kai prašoma nestandartinių prekių ir paslaugų, perkantys darbuotojai ištiria galimus tiekėjus, parenka geriausią ir išduoda pirkimo užsakymą.
Kai prekės yra gaunamos, priimantis skyrius sistemoje patenka į atvirus pirkimo užsakymus ir įveda gautus kiekius.
Kai gauna tiekėjų sąskaitas, jas į sistemą registruoja mokėtini mokėtojai. Tada sistema lygina šias sąskaitas su pirkimų užsakymų autorizavimu ir informacijos gavimu, kad nustatytų, ar sąskaitas galima apmokėti. Šiame etape gali būti atliktas didelis rankinio susitaikymo darbas. Rezultatas yra sąskaitų, patvirtintų apmokėti, rinkinys.
Sistema suplanuoja mokėjimus tiekėjams, remdamasi iš anksto nustatytomis mokėjimo sąlygomis. Kai ateina suplanuota mokėjimo data, sistema apdoroja mokėjimų paketą, kuris bus arba elektroninių lėšų pervedimų, arba čekių forma.
