Sukauptos išlaidos yra išlaidos, kurios buvo patirtos, tačiau kurioms dar nėra jokių išlaidų dokumentų. Vietoje išlaidų dokumentų yra sukurtas įrašas žurnale, kuriame įrašomos sukauptos išlaidos, taip pat užskaitos įsipareigojimas (kuris balanse paprastai priskiriamas trumpalaikiams įsipareigojimams). Jei nebūtų įrašo į žurnalą, išlaidos ūkio subjekto finansinėje atskaitomybėje per visą laikotarpį nebūtų rodomos, dėl to ataskaitoje nurodytas pelnas tuo laikotarpiu būtų per didelis. Trumpai tariant, sukauptos išlaidos yra apskaitomos siekiant padidinti finansinių ataskaitų tikslumą, kad išlaidos būtų labiau suderintos su pajamomis, su kuriomis jos yra susijusios.
Iš anksto apmokėtos išlaidos yra atvirkštinės sukauptoms sąnaudoms, nes įsipareigojimas mokamas prieš sunaudojant pagrindinę paslaugą ar turtą. Taigi iš anksto apmokėtas turtas iš pradžių balanse rodomas kaip turtas.
Sukauptos išlaidos praktikoje
Paprastai kaupiamų išlaidų pavyzdžiai yra šie:
Palūkanos už paskolas, už kurias dar nebuvo gauta paskolos davėjo sąskaita
Gautos ir suvartotos ar parduotos prekės, už kurias dar negauta tiekėjo sąskaita
Gautos paslaugos, už kurias dar negauta tiekėjo sąskaita
Mokesčiai, už kuriuos dar nėra gauta sąskaita iš vyriausybės subjekto
Darbo užmokestis, už kurį dar nebuvo sumokėta darbuotojams
Sukauptų išlaidų pavyzdys yra situacija, kai įmonė beveik nuo mėnesio pabaigos gauna raštinės reikmenis iš tiekėjo, tačiau dar negavo tiekėjo sąskaitos faktūros, kol įmonė uždarys mėnesio knygas. Norėdami tinkamai užfiksuoti šias išlaidas gavimo mėnesį, apskaitos darbuotojai įrašo išlaidas į prekių sąnaudų sąskaitą su debetu, kurio sumą tikisi apmokėti tiekėjas, ir įrašo kreditą į sukauptų išlaidų įsipareigojimų sąskaitą. Taigi, jei raštinės reikmenų suma būtų 500 USD, žurnalo įrašas būtų 500 USD debetas į kanceliarinių prekių išlaidų sąskaitą ir 500 USD kreditas į sukauptų išlaidų įsipareigojimų sąskaitą.
Žurnalo įrašas paprastai sukuriamas kaip automatiškai pakeičiamas įrašas, todėl apskaitos programinė įranga automatiškai sukuria kompensuojamą įrašą nuo kito mėnesio pradžios. Tada, kai tiekėjas galiausiai pateikia sąskaitą faktūrą subjektui, jis panaikina anuliuotą įrašą.
Tęsiant ankstesnį pavyzdį, 500 USD įrašas pasikeis kitą mėnesį, kreditą kanceliarinių prekių sąskaitoje ir debetą sukauptų išlaidų įsipareigojimų sąskaitoje. Tada įmonė gauna tiekėjo sąskaitą faktūrą už 500 USD ir paprastai ją apskaito per apskaitos programinės įrangos mokėtinų sumų modulį, todėl nurašoma į raštinės reikmenų išlaidų sąskaitą ir įskaitoma į mokėtinų sumų sąskaitą. Todėl kito mėnesio grynasis rezultatas visiškai nėra naujas išlaidų pripažinimas, o atsakomybė už mokėjimą perkeliama į mokėtiną sąskaitą.
Realiai, išlaidų kaupimo suma yra tik apytikslė, todėl greičiausiai šiek tiek skirsis nuo tiekėjo sąskaitos faktūros, kuri gaunama vėliau. Vadinasi, kitą mėnesį paprastai būna nedidelė papildoma išlaidų suma arba neigiamų išlaidų pripažinimas, kai žurnalo įrašo pakeitimas ir tiekėjo sąskaitos faktūros suma yra tarpusavyje suskaičiuoti.
Žvelgiant iš praktinės pusės, nematerialios išlaidos nėra kaupiamos, nes norint sukurti ir dokumentuoti susijusius žurnalo įrašus reikia per daug dirbti. Be to, didelis sukauptų išlaidų žurnalų įrašų skaičius sulėtins mėnesio pabaigos procesą.
Sukauptų išlaidų žurnalo įrašų pavyzdžiai
Gauti raštinės reikmenys ir mėnesio pabaigoje nėra tiekėjo sąskaitos faktūros: Kanceliarinių prekių debetas, sukauptų išlaidų įskaitymas.
Darbuotojų dirbtos, bet neapmokamos valandos mėnesio pabaigoje: Darbo užmokesčio išlaidų įskaitymas, sukauptų išlaidų įskaitymas.
Atsirado išmokos įsipareigojimas ir mėnesio pabaigoje nėra tiekėjo sąskaitos faktūros: Debeto į išmokas darbuotojams išlaidos, įskaitymas į sukauptas išlaidas.
Pelno mokesčiai kaupiami atsižvelgiant į uždirbtas pajamas. Pelno mokesčio išlaidų įskaitymas, sukauptų išlaidų įskaitymas.
Pirmieji trys įrašai turėtų pasikeisti kitą mėnesį. Pajamų mokesčiai paprastai sulaikomi kaip sukauptos išlaidos, kol sumokami.
