Smulkaus kasos žurnale pateikiama mokėjimų iš smulkių kasų fondų santrauka. Tada žurnalo sumos yra naudojamos kaip pagrindas įrašyti žurnalą į įmonės didžiąją knygą. Šiame žurnalo įraše išvardytos nedidelės grynųjų išlaidos pagal išlaidų rūšį. Tipiškas smulkių kasų žurnalas yra iš anksto atspausdinta forma, galbūt tokia, kurią įsigijote iš raštinės reikmenų parduotuvės. Iš kairės į dešinę paprastai yra eilutė, kurioje reikia įvesti vaučerio numerį, vaučerio datą ir bendrą išlaidų sumą, nurodytą talone. Tada forma tęsiasi su keletu papildomų stulpelių bendrosioms išlaidoms, pavyzdžiui:
Prekės
Patiekalai
Pašto siuntimas
Kelionės išlaidos
Kitos išlaidos
Formos apačioje taip pat gali būti suderinimo langelis, kuriame smulkių grynųjų pinigų saugotojas nurodo standartinį mažų grynųjų pinigų likutį, smulkių kasų žurnale nurodytų išlaidų sumą ir bet kokį grynųjų pinigų trūkumą ar perviršį, gryną iki likusio faktinio grynųjų pinigų balanso smulkiame kasos fonde. Saugotojas turėtų inicijuoti kiekvieną užpildytą čekį.
Procedūra, kuria naudojamas smulkus kasos žurnalas, yra:
Apskaitos laikotarpio pabaigoje į mažų kasų žurnalą įrašykite visus čekius. Kiekvienam talonui įveskite vaučerio numerį, datą, visas išlaidas ir išlaidų tipą.
Formos apačioje įveskite visų skaitinių stulpelių bendras sumas.
Užpildykite susitaikymo langelį ir nurodykite bet kokį nedidelį grynųjų pinigų trūkumą ar perteklių.
Susegkite visus čekius žurnalo gale.
Persiųskite paketą vyriausiųjų knygų vedėjui.
Didžiosios knygos vedėjas sukuria įrašą žurnale, kuris sumažina nedidelį grynųjų pinigų likutį visomis bendrosios formos išlaidomis, nurodytomis formos apačioje, ir įrašo įvairių išlaidų išlaidas formoje, į kurią buvo įrašyti.
Didžiosios knygos tarnautojas persiunčia žurnalą kasininkui, kuris teikia grynųjų pinigų saugotojui smulkių grynųjų pinigų saugotojui, tokiu būdu atstatydamas smulkų grynųjų pinigų likutį iki pradinio nustatyto lygio.
Pasibaigus naudojimo laikotarpiui, smulkių kasų žurnalas archyvuojamas pagal įmonės dokumentų naikinimo politiką.
