Sąnaudų sąskaitos sąvoka turi dvi skirtingas prasmes. Vienas iš jų apima kelionės ir pramogų išlaidas, o kitas yra bendresnė sąvoka, nurodanti sąskaitos tipą. Abu apibrėžimai yra pateikti žemiau.
T&E išlaidų sąskaita
Išlaidų sąskaita reiškia darbuotojui išmokėtas lėšas, kurios vėliau naudojamos kelionių ir pramogų išlaidoms padengti. Išlaidų sąskaitos lėšos gali būti sumokėtos iš anksto, kai jos iš tikrųjų išleidžiamos įmonės veiklai, tokiu atveju lėšos vadinamos avansu. Arba lėšos gali būti mokamos atsakant į darbuotojo pateiktą išlaidų ataskaitą, tokiu atveju lėšos vadinamos kompensacija. Avansas iš pradžių apskaitomas kaip trumpalaikis turtas, o grąžinamasis atlygis - iškart kaip sąnaudos. Kai darbuotojas pateikia įrodymus, kaip buvo panaudotas avansas, trumpalaikis turtas pripažįstamas sąnaudomis.
Mokėjimų grynaisiais pinigais suma, susijusi su išlaidų sąskaita, paprastai būna didžiausia, kai ji susieta su darbuotoju, kuris dirba nepriklausomai nuo verslo vidaus operacijų, o geriausias pavyzdys yra pardavėjas. Šiems asmenims reikia pakankamai lėšų keliauti daugiau nei įprasta kitiems darbuotojams.
Išlaidų sąskaitos sąvoka gali būti piktnaudžiaujama arba išleidžiant daugiau lėšų, nei reikėtų apdairiam asmeniui, arba gaunant avansus ir nenaudojant grynųjų pinigų verslo vardu. Todėl daugelis įmonių griežtai kontroliuoja išlaidų sąskaitų naudojimą, įskaitant išlaidų ataskaitų naudojimą, kelionių politiką, atliktų mokėjimų auditą ir nuolatinį išankstinio turto sąskaitos likučio peržiūrą.
Išlaidų sąskaitos tipas
Didžioji dalis visų sąskaitų, naudojamų didžiojoje knygoje, yra išlaidų sąskaitos. Tai laikinos sąskaitos rūšis, kurioje saugomos visos ūkio subjekto išlaidos per ataskaitinį laikotarpį. Taigi gali būti sąskaitos už banko mokesčius, parduotų prekių kainą, komunalines paslaugas ir pan. Šios sąskaitos laikomos laikinomis, nes fiskalinių metų pabaigoje jos panaikinamos, kad atsirastų vietos naujiems finansiniams metams įrašyti naują išlaidų grupę.
