Dėl atsargų klaidų galutinis atsargų likutis gali būti neteisingas, o tai savo ruožtu turi įtakos parduotų prekių savikainai ir pelnui. Atsižvelgiant į didelį atsargų klaidų poveikį finansinei atskaitomybei, reikia žinoti apie klaidų rūšis, kurios gali atsirasti atsargų sistemoje. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių klaidų, apie kurias reikia žinoti:
Neteisingas vienetų skaičius. Galbūt akivaizdžiausia klaida, kai fizinis atsargų skaičius yra neteisingas, todėl susidaro pernelyg didelis ar mažas atsargų kiekis, kuris tada paverčiamas vertinimo klaida, kai padauginate ją iš vieneto kainos.
Neteisingas matavimo vienetas. Tai yra tada, kai suskaičiuojate tam tikrą kiekį ir įtraukiate jį į apskaitos įrašus, tačiau nurodytas matavimo vienetas tos prekės pagrindiniame faile skiriasi nuo to, kurį prisiėmėte. Taigi, jūs galite skaičiuoti atskirais vienetų kiekiais, tačiau matavimo vienetas kompiuteryje nustatytas į dešimtis, todėl jūsų kiekis dabar yra neteisingas dvylika kartų. Kiti variantai naudoja colius, o ne centimetrus, arba uncijas, o ne svarus.
Netinkama standartinė kaina. Standartinėje išlaidų apskaičiavimo sistemoje standartinę prekės kainą jūs saugote pagrindiniame elemento faile. Jei niekas nepritaikys šio skaičiaus, kad jis atitiktų faktines išlaidas, atsargos bus vertinamos tokia kaina, kuri neatitinka faktinių išlaidų.
Neteisingas atsargų sluoksniavimas. Jei naudojate atsargų sąnaudų sluoksniavimo sistemą, pvz., FIFO ar LIFO, sistema turi priskirti prekei kainą pagal atsargų sluoksnį, kuriame jis yra. Čia galimos sistemos klaidos. Jei tai darote rankiniu būdu, galite prisiimti didelę operatoriaus klaidų dalį.
Neteisingas dalies numeris. Galite manyti, kad kažkas, kurį skaičiuojate, turi tam tikrą dalies numerį, ir priskirs atsargų skaičių tam dalies numeriui kompiuterinėje sistemoje. Bet ką daryti, jei jis tikrai turi kitokį dalies numerį? Tada jūs tiesiog padarėte dvigubą klaidą, nustatydami teisingą skaičių neteisingai daliai ir visiškai nepriskirdami skaičiaus teisingam dalies numeriui.
Ciklo skaičiavimas koregavimo klaida. Ciklo skaitiklis gali rasti atsargų skaičiavimo klaidą ir atlikti koregavimą apskaitos įrašuose, kad ją ištaisytų. Tai yra problema, jei jau yra įrašas, kuris dar nebuvo paskelbtas sistemoje, kuris jau būtų ištaisęs „klaidą“. Šis operacijų uždelsimas gali sukelti didelių problemų, kai veikia aktyvi ciklų skaičiavimo sistema.
Kliento turimas inventorius. Kai kurie klientai gali turėti savo atsargų jūsų vietoje, todėl galite klaidingai suskaičiuoti, tarsi tai būtų jūsų pačių inventorius.
Siuntos inventorius. Mažmenininkai gali turėti siuntos atsargų ir pamiršti jas suskaičiuoti.
Netinkamas nukirpimas. Inventorius gali atvykti į priėmimo doką fizinio skaičiavimo metu, todėl įtraukite jį į skaičiavimą. Bėda ta, kad atitinkama tiekėjo sąskaita gali būti dar nepasiekusi buhalterijos, todėl jūs ką tik užfiksavote atsargas, už kurias nereikia mokėti.
Perkelti disbalansą. Atsargų sistema gali būti sukurta taip, kad reikalautumėte sumažinti atsargų kiekį viename skyriuje ir atskirai padidinti atsargų kiekį kitame skyriuje, kai perkeliate atsargas įmonės viduje. Jei darote vieną, bet ne kitą, arba turite tą patį atsargų elementą, pateiktą dviejose vietose vienu metu, arba jis apskritai nėra niekur.
Neteisingas laužo atlaisvinimas nuo atgalinio skalavimo. „Backflushing“ yra atsargų įrašų likučių sumažinimas, atsižvelgiant į pagamintų gatavų prekių vienetų skaičių. Jis grindžiamas prielaida, kad standartiniai komponentų kiekiai, nurodyti medžiagų žiniaraštyje, yra teisingi; tačiau, jei laužas ir sugadinimas skiriasi, neteisingi vienetų kiekiai bus pašalinti iš inventoriaus įrašų. Norėdami sušvelninti šią problemą, jums reikia puikios pranešimų apie laužą sistemos.
Jei dėl inventorizacijos klaidos padidėjo užregistruota pabaigos atsargų suma, tai reiškia, kad parduotų prekių savikaina yra nepakankamai įvertinta, todėl pelnas yra pervertintas. Ir atvirkščiai, jei dėl atsargų klaidos sumažėjo užregistruota pabaigos atsargų suma, tai reiškia, kad parduotų prekių savikaina yra per didelė, todėl pelnas yra nepakankamai įvertintas.
