Didžioji knyga yra byla, kurią sudaro sąskaitos, naudojamos organizacijos verslo operacijoms įrašyti. Didžioji knyga turi specialiai apibrėžtą šabloną, kuris naudojamas organizuoti daugybę operacijų, kurios gali būti saugomos faile. Šablonas gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo apskaitos programinės įrangos paketo, tačiau paprastai apima šiuos laukus:
Paskyros numeris. Tai yra pagrindinis paskyros žymuo. Kiekvienoje įmonėje yra keletas galimų sąskaitų numerių konfigūracijų, pavyzdžiui, du įmonės kodo skaitmenys, dar du departamento kodo skaitmenys ir kiekvienoje įmonėje dar trys konkretaus turto, įsipareigojimų, nuosavo kapitalo, pajamų ar išlaidų skaitmenys. skyrius.
Paskyros vardas. Tai yra kiekvienos paskyros pavadinimas. Paprastai jis nustatomas atskirame faile ir automatiškai rodomas didžiojoje knygoje, kai įvedamas sąskaitos numeris.
Debetas. Tai laukas, į kurį įrašoma debeto dalis.
Kreditas. Tai laukas, į kurį daroma įrašo kredito dalis.
Operacijos numeris. Operacijos numeris įvedamas kaip kiekvienos operacijos dalis, galbūt taip pat su identifikatoriumi, apibūdinančiu įrašomos veiklos tipą. Pvz., Prieš žurnalo įrašo operacijos numerį gali būti įrašyta „JE“, o prieš grynųjų pinigų priėmimo kvitą, įvestą per kasos pajamų sistemą, gali būti nurodyta „CR“.
Iš viso. Kiekvienos sąskaitos detalės apačioje yra sumų eilutė, nurodanti debeto sumą ir bendrą kredito sumą nuo pagrindinės knygos datos. Taip pat gali būti apskaičiuota einamoji suma dešinėje nuo kitų didžiosios knygos laukų, nurodant kiekvienos operacijos pabaigos sąskaitos likutį.
Dauguma didžiųjų knygų taip pat leidžia įvesti informaciją apie biudžetą. Ši informacija gali būti saugoma atskirame faile ir pateikiama finansinėse ataskaitose tik tada, kai ataskaitose naudojamas biudžetas, palyginti su faktiniu formatu.
