Kai įmonė kiekvieną dieną gauna daug klientų mokėjimų, kasininkei gali būti gana sunku laiku pritaikyti kvitus atviroms gautinoms sumoms. Jei taip, indėliai gali būti atidėti. Prašymo grynaisiais procesas gali būti iš esmės sutrumpintas naudojant automatinę grynųjų pinigų paraišką.
Norint naudoti automatinį grynųjų pinigų taikymą, „lockbox“ operatorius turi naudoti duomenų srautą, kad perduotų įmonei magnetinio rašalo simbolių atpažinimo (MICR) informaciją iš kiekvieno čekio, gauto užrakto dėžutėje, ir bendrą mokėjimo sumą. Grynųjų pinigų programinė įranga naudoja sprendimų lentelę, kad nuspręstų, kaip pritaikyti šiuos mokėjimus atidarant gautinas sumas. Automatizuotas sprendimų priėmimo procesas paprastai atliekamas pagal šiuos veiksmus:
- Kiekvieno čekio MICR informacijoje nurodytą banko sąskaitos numerį suderinkite su teisingu klientu. Tai pasiekia teisingą atvirų gautinų sąskaitų klientų įrašą.
- Mokėjimus suderinkite tik su sąskaitomis faktūromis, kai mokėjimo suma tiksliai atitinka sąskaitos faktūros sumą.
- Iš likusių mokėjimų grynuosius pinigus suderinkite tik su sąskaitomis faktūromis, kai grynųjų pinigų suma atitinka tikslią kelių sąskaitų, kurias ką tik reikėjo apmokėti, sumą.
- Išmeskite visus likusius mokėjimus, kad galėtumėte peržiūrėti rankiniu būdu.
Sprendimų lentelėje gali būti sudėtingesnės taisyklės, pvz., Grynųjų pinigų taikymas, jei į mokėjimų sumas neįeina sąskaitos faktūros krovinio ir (arba) pardavimo mokesčio elementai. Bendrovei nagrinėjant sistemos pradėtus mokėjimus, ji gali palaipsniui koreguoti sprendimų lentelę, kad padidėtų automatinių prašymų grynaisiais pinigais skaičius. Tačiau dėl padarytų atskaitymų įvairovės mažai tikėtina, kad kada nors pavyks visiškai automatizuoti prašymų grynaisiais pinigais procesą. Nepaisant to, automatinis grynųjų pinigų pritaikymas gali žymiai pagerinti grynųjų pinigų panaudojimo greitį.
Atlikus grynųjų pinigų paraiškas, programinė įranga šiuos mokėjimus įrašo į įmonės apskaitos programoje esantį kasos pajamų kvitą. Jei automatinė grynųjų pinigų taikymo sistema yra atskira programa, tai reiškia, kad atnaujinimai turi būti perkeliami į apskaitos programinę įrangą per pasirinktinę sąsają.
