Išlaidų ataskaita yra forma, naudojama verslo išlaidoms stebėti. Dažniausiai darbuotojai jį užbaigia nurodydami išlaidas, kurias prašo kompensuoti. Paprastai kvitai pridedami prie formos, jei susijusių išlaidų sumos viršija tam tikrą minimalią sumą. Darbdavys patikrina pateiktus duomenis dėl tikslumo ir pagrįstumo ir moka darbuotojams prašomas sumas. Tada darbdavys gali įrašyti kompensuojamas sumas kaip verslo sąnaudas, kurios priklauso nuo pripažinto apskaitos pelno ir apmokestinamojo pelno sumos.
Išlaidų ataskaitose taip pat galima detalizuoti išlaidas, patirtas prieš pradinį darbuotojo avansą. Jei taip, darbdavys vis tiek registruoja pateiktas sumas kaip verslo išlaidas, tačiau kompensacijos nėra; vietoj to darbdavys išskaičiuoja išlaidas iš darbuotojo avanso sumos.
Išlaidų ataskaitoje gali būti keletas konkrečios įmonės informacijos laukų, tačiau paprastai reikalinga bent ši pagrindinė informacija:
Data, kada buvo patirtos išlaidos (sutampa su atitinkamo kvito data)
Išlaidų pobūdis (pvz., Lėktuvo bilietai, maitinimas ar mokesčiai už automobilių stovėjimą)
Išlaidų suma (atitinka susijusio kvito sumą)
Sąskaita, į kurią turėtų būti įtraukiamos išlaidos
Kiekvienos rūšies išlaidų tarpinė suma
Atimamas bet koks išankstinis darbuotojui išmokėtas avansas
Bendra prašomos kompensacijos sumos suma
Išlaidų ataskaitos formoje taip pat gali būti darbdavio kelionių ir pramogų politikos santrauka, apibrėžianti, kokių išlaidų įmonė nekompensuos (pavyzdžiui, pramogų išlaidos kambaryje).
Išlaidų ataskaitos sąvoka taip pat gali būti susijusi su išsamiu kiekvieno įmonės padalinio per ataskaitinį laikotarpį patirtų išlaidų sąrašu. Ši informacija nagrinėjama siekiant nustatyti, ar kokios nors faktinės patirtos išlaidos skyrėsi nuo lūkesčių. Tokiu atveju vadovybė gali ištirti šių skirtumų priežastis.
