Pirkimo paraiška yra darbuotojo užpildyta forma, kurioje prašoma, kad pirkimo skyrius įsigytų tam tikras prekes ar paslaugas. Formoje pateikiama informacija apie įsigyjamų daiktų pobūdį ir kiekį bei kada jų reikia. Kai kuriose organizacijose skyriaus vadovas taip pat turi pasirašyti savo darbuotojų rengiamas pirkimo paraiškas, nurodydamas, kad jie buvo įgalioti. Tai darydama įmonė gali išvengti nereikalingų pirkinių. Tada forma išsiunčiama pirkimo skyriui, kuris įsigyja prašomus daiktus; tai daroma su pirkimo užsakymu, kuris yra teisiškai įpareigojantis dokumentas, siunčiamas atitinkamam tiekėjui.
Pirkimo paraiškos nenaudojamos žaliavoms užsakyti gamybos procesui. Vietoj to, leidimas įsigyti šias prekes gaunamas iš medžiagų valdymo sistemos, pagal kurią gaunama suma apskaičiuojama lyginant gamybos grafiką su rankomis, kad būtų nustatytas reikalingas grynasis likutis. Taigi gamybos sistemai reikalingas labiau automatizuotas metodas nei labiau atsitiktinis skyrių užsakymas, kuris paprastai atliekamas per pirkimo paraišką.
