Apskaitos žurnalo įrašų apibrėžimas
Apskaitos žurnalo įrašas yra metodas, naudojamas apskaitos operacijai įrašyti į verslo apskaitos registrus. Apskaitos įrašai sujungiami į didžiąją knygą, arba žurnalo įrašai gali būti įrašomi į įvairias antrines knygas, kurios vėliau suvedamos į didžiąją knygą. Tada ši informacija naudojama finansinėms ataskaitoms sudaryti ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.
Žurnalo įraše turi būti bent du eilučių elementai, nors eilių elementų, kuriuos galima įtraukti, skaičiaus viršutinė riba nėra. Dviejų eilučių žurnalo įrašas yra žinomas kaip paprastas žurnalo įrašas, o įrašas, kuriame yra daugiau eilučių, vadinamas sudėtiniu žurnalo įrašu. Bendrovė gali naudoti labai daug žurnalų įrašų per vieną ataskaitinį laikotarpį, todėl geriau naudoti didesnį paprastų žurnalų įrašų skaičių nei mažesnį sudėtinių žurnalų įrašų skaičių, kad būtų paaiškinta, kodėl įrašai daromi. Tai naudinga, kai žurnalo įrašai yra tiriami vėliau, ypač kai juos peržiūri auditoriai.
Kai kuriate apskaitos operaciją, visuomet paveikiamos mažiausiai dvi sąskaitos: debeto įrašas įrašomas vienoje sąskaitoje, o kredito įrašas - kitoje.
Bet kurio sandorio debeto ir įskaitymo sumos visada turi būti lygios viena kitai, todėl apskaitos operacija visada laikoma „pusiausvyroje“. Jei sandoris nebūtų subalansuotas, tada nebūtų įmanoma sukurti finansinių ataskaitų. Taigi debeto ir kreditų naudojimas dviejų stulpelių operacijų įrašymo formatu yra pats svarbiausias iš visų apskaitos tikslumo kontrolių.
Mažesnėje apskaitos aplinkoje buhalteris gali įrašyti žurnalo įrašus. Didesnėje įmonėje už žurnalų įrašų registravimą paprastai atsako pagrindinės knygos buhalteris, tokiu būdu užtikrindamas tam tikrą žurnalo įrašų registravimo būdą.
Žurnalo įrašo formatas
Buhalterinės apskaitos žurnalo įraše turėtų būti bent šie duomenys:
Sąskaitos, į kurias turi būti įrašomi debetai ir kreditai
Įrašo data
Apskaitos laikotarpis, per kurį turėtų būti įrašomas žurnalo įrašas
Asmens, įrašančio įrašą, vardas ir pavardė
Visi vadovų įgaliojimai
Unikalus numeris žurnalo įrašui identifikuoti
Nesvarbu, ar įrašas yra vienkartinis, ar pasikartojantis, ar atvirkštinis.
Gali prireikti prie žurnalo įrašo pridėti išsamią dokumentaciją, įrodančią, kodėl ji įrašoma; pateikite bent trumpą žurnalo įrašo aprašymą.
Specialūs apskaitos žurnalo įrašų tipai
A atvirkštinis žurnalo įrašas yra tas, kuris arba pakeičiamas rankiniu būdu per kitą ataskaitinį laikotarpį, arba kurį apskaitos programinė įranga automatiškai pakeičia kitu ataskaitiniu laikotarpiu.
A pasikartojantis žurnalo įrašas yra tas, kuris kartojasi kiekvienu paskesniu ataskaitiniu laikotarpiu, kol bus pasiekta nutraukimo data. Tai galima padaryti rankiniu būdu arba nustatyti, kad ji veiktų automatiškai apskaitos programinės įrangos sistemoje.
Apskaitos žurnalo įrašų pavyzdžiai
„Arnold Corporation“ parduoda produktą klientui už 1000 USD grynaisiais. Dėl to gaunama 1 000 USD pajamų ir 1 000 USD grynųjų. Arnoldas turi įrašyti pinigų (turto) sąskaitos padidėjimą su debetu, o pajamų sąskaitos padidėjimą - su kreditu. Įrašas yra:
