Kolekcijos darbuotojai gali susidoroti su daugybe pradelstų sąskaitų. Jei taip, inkaso tvarkytojui reikalinga procedūra, kaip standartizuotai bendrauti su klientais, kad būtų išspręstos mokėjimo problemos. Išsami surinkimo procedūra yra išvardyta toliau. Čia pažymėtas proceso srautas paprastai reiškia tik sąveikos su klientu etapus. Šie veiksmai gali būti sumaišyti, papildyti ar pašalinti, atsižvelgiant į kiekvienos sąskaitos faktūros mokėjimo būseną. Veiksmai yra šie:
Priskirti vėluojančias sąskaitas faktūras (nebūtina). Kai sąskaitą faktūrą vėluoja sumokėti, priskirkite ją kolekcijos tarnautojui, kad jis atliktų surinkimo veiklą.
Patikrinkite leidžiamus atskaitymus (nebūtina). Klientas gali pateikti formą, kurioje išsamiai nurodoma išskaitymo paraiška pagal įmonės rinkodaros planą. Jei taip, patikrinkite pretenziją su rinkodaros vadybininku ir palyginkite ją su kliento išskaičiavimais. Jei atskaitymą galima atsekti iki leidžiamo atskaitymo, pateikite kredito pažymos patvirtinimo formą, kad atskaitytumėte išskaitymo sumą.
Išleisk baisius laiškus. Naudokite buhalterinę programinę įrangą, kad fiksuotais intervalais atspausdintumėte baisias raides, kiekvienai nurodant klientams pradelstas sąskaitas. Peržiūrėkite laiškus ir išskirkite bet kokius kitus rinkimo veiksmus, kurie jau vykdomi. Paštu ar el. Paštu išsiųskite klientams kitus baisius laiškus.
Pradėkite tiesioginį kontaktą. Jei vis dar yra neapmokėtų sąskaitų, paskambinkite klientams ir aptarkite mokėjimo trūkumo priežastis. Po kiekvieno skambučio įrašykite išsamią informaciją apie skambutį, nurodydami datą, asmenį, į kurį kreiptasi, nurodytas pavėluoto mokėjimo priežastis ir pažadus sumokėti.
Atsiskaitymo tvarka (nebūtina). Jei reikia sutikti su ilgesniu mokėjimo laikotarpiu, dokumentuokite mokėjimų, kuriuos reikia atlikti, sąlygas, taip pat visas mokėtinas palūkanas ir asmenines mokėjimo garantijas.
Koreguoti kredito limitą (nebūtina). Šiuo metu kolekcijų darbuotojai turėtų turėti pakankamai informacijos apie kliento finansinę būklę, kad galėtų rekomenduoti kredito darbuotojams, jei kliento kredito limitas yra sumažintas arba panaikintas. Kredito personalas yra atsakingas už kredito limito pakeitimą - inkasacijų darbuotojai teikia tik informaciją.
Stebėkite mokėjimus pagal atsiskaitymo tvarką (neprivaloma). Jei yra specialių mokėjimo planų, palyginkite suplanuotas mokėjimo datas su datomis, kuriomis faktiškai gaunami mokėjimai, ir susisiekite su klientais, kai tik paaiškės, kad jie praleis numatytą mokėjimo datą. Tokio lygio stebėjimas reikalingas tam, kad klientai neatidėliotų mokėjimų.
Kreipkitės į surinkimo agentūrą. Išbandžius visas kitas vidaus inkasavimo metodikas, sąskaitas faktūras perkelkite į surinkimo agentūrą. Šiuo metu klientas tikrai turėtų būti įtrauktas į kreditų sulaikymo sąrašą.
Suteikti klientą (neprivaloma). Jei visos kitos alternatyvos nepavyko, susitarkite su bendrovės teisiniais darbuotojais, kad nustatytumėte, ar įmonė turi pakankamai bylų prieš klientą, kad teisme iškeltų jai sprendimą. Be to, klientas turėtų turėti pakankamai turto, kad galėtų sumokėti bet kokį teismo sprendimą. Jei šie klausimai pasirodys palankūs, tada leiskite teisiniams darbuotojams tęsti teismo procesą.
Nurašykite likusią likutį. Jei nepavyksta visų surinkimo būdų, užpildykite nurašomos sąskaitos (-ų) dydžio kredito pažymos patvirtinimo formą.
Vykdyti post mortem. Jei iškilo specifinė įmonės sistemų problema, dėl kurios atsirado bloga skola, kvieskite tų žmonių, kurie yra labiausiai susiję su problema, susitikimą, kad aptartų sprendimą. Priskirkite atsakomybę už veiksmo dalykus, dokumentuokite susitikimą ir, jei reikia, suplanuokite tolesnius susitikimus.
Labiau tikėtina, kad aprašytą surinkimo procedūrą naudos nauji kolekcijų darbuotojai. Labiau patyrusiems darbuotojams turėtų būti leidžiama keisti savo veiklą iš šio sąrašo, atsižvelgiant į jų nuomonę apie geriausią būdą surinkti iš tam tikrų klientų.
