Darbo sąnaudų apskaičiavimo sistema apima informacijos apie išlaidas, susijusias su konkrečiu gamybos ar paslaugų darbu, kaupimo procesą. Šios informacijos gali prireikti norint pateikti informaciją apie išlaidas klientui pagal sutartį, kai išlaidos kompensuojamos. Informacija taip pat yra naudinga nustatant įmonės vertinimo sistemos tikslumą, kuri turėtų galėti pateikti kainas, kurios leistų gauti pagrįstą pelną. Informacija taip pat gali būti naudojama priskiriant inventoriaus sąnaudas pagamintoms prekėms.
Darbo kaštų apskaičiavimo sistemoje turi būti kaupiama šių trijų rūšių informacija:
Tiesioginės medžiagos. Darbo sąnaudų apskaičiavimo sistema turi sugebėti atsekti medžiagų, kurios sunaudojamos ar atiduotos į darbą, sąnaudas. Taigi, jei verslas stato pagal užsakymą pagamintą mašiną, statyboje naudojamo lakštinio metalo kaina turi būti sukaupta ir apmokėta už darbą. Sistema gali suskaičiuoti šias išlaidas rankiniu būdu sekdama medžiagas sąnaudų žiniaraščiuose, arba informacija gali būti apmokestinama naudojantis internetiniais terminalais sandėlyje ir gamybos zonoje. Paprastai medžiagos yra skirtos darbui sandėlyje ir tuo metu apmokestinamos už konkretų darbą. Jei likusios medžiagos vėliau grąžinamos į sandėlį, jų išlaidos atimamos iš darbo ir grąžinamos į sandėlį.
Tiesioginis darbas. Darbo sąnaudų apskaičiavimo sistema turi sekti darbo sąnaudas. Jei darbas yra susijęs su paslaugomis, tiesioginis darbas gali sudaryti beveik visas darbo išlaidas. Tiesioginis darbas paprastai skiriamas darbui su laiko kortele (naudojant peradresinį laikrodį), darbo laiko apskaitos žiniaraštyje (kur dirbtos valandos įrašomos rankiniu būdu) arba naudojant tinklo laikrodžio programą kompiuteryje. Šią informaciją taip pat galima įrašyti į išmanųjį telefoną arba per internetą. Visais atvejais vartotojas turi teisingai nustatyti darbą, kad informacija apie išlaidas būtų pritaikyta teisingam darbui.
Virš galvos. Darbo sąnaudų apskaičiavimo sistema priskiria pridėtines išlaidas (tokias kaip gamybos įrangos nusidėvėjimas ir pastato nuoma) vienam ar daugiau išlaidų grupių. Kiekvieno apskaitos laikotarpio pabaigoje bendra kiekvienos sąnaudų grupės suma priskiriama įvairioms atviroms darbo vietoms, remiantis tam tikra paskirstymo metodika, kuri yra nuosekliai taikoma.
Praktiškai gali reikėti pritaikyti darbo sąnaudų sistemą atsižvelgiant į kliento reikalavimus. Kai kurie klientai leidžia apmokėti tik tam tikras išlaidas, susijusias su jų darbu. Tai dažniausiai pasitaiko išlaidų kompensavimo situacijose, kai klientas pagal sutartį sutiko kompensuoti įmonei visas išlaidas, patirtas už konkretų darbą. Vadinasi, darbo kaštų skaičiavimo sistemoje gali būti daugybė specializuotų taisyklių, kurios nėra plačiai taikomos visiems darbams, apie kuriuos ji renka informaciją.
Užbaigus darbą, darbo kaštų sistemoje turi būti nustatyta vėliava, kad uždarytumėte tą darbą. Priešingu atveju yra didelė tikimybė, kad darbuotojai ir toliau ims iš jo laiką, o kiekvieno kito mėnesio pabaigoje jis ir toliau pritrauks paskirstytą pridėtinę kainą.
Kol statomas darbas, sukauptos išlaidos apskaitomos kaip atsargų turtas. Sąskaitą išrašius klientui (arba nurašius), išlaidos perkeliamos į parduotų prekių savikainą. Šis metodas užtikrina, kad pajamos būtų susijusios su išlaidomis tuo pačiu laikotarpiu. Įmonės auditoriai gali bandyti patikrinti, kaip gerai veikia darbo kaštų skaičiavimo sistema, ir sužinoti, ar jie gali pasikliauti jos galimybe sudaryti atsargų elementų išlaidas, taip pat per teisingą ataskaitinį laikotarpį apmokėti išlaidas.
Darbo sąnaudų pavyzdys
„ABC Corporation“ įsteigia „Job 1001.“. Pirmąjį veiklos mėnesį darbe sukaupiama 10 000 USD tiesioginių materialinių išlaidų, 4500 USD tiesioginių darbo sąnaudų ir jam skiriama 2 000 USD pridėtinių išlaidų. Taigi mėnesio pabaigoje sistema sudarė 16 500 USD už „Job 1001“. Šios išlaidos laikinai saugomos kaip atsargų turtas. Tada ABC baigia darbą ir atsiskaito klientui. Tuo metu 16 500 USD pervedami iš atsargų ir į parduotų prekių savikainą.
