Fondas „Petty Cash“
Kai grynieji pinigai pridedami prie nedidelio grynųjų pinigų fondo, pagrindinė koncepcija yra pakeisti grynųjų pinigų sumą, kuri anksčiau buvo išmokėta iš fondo. Tai apima visų atliktų išmokų apibendrinimą ir pinigų grąžinimą į fondą už šią sumą. Mažo grynųjų pinigų finansavimo procedūra aprašyta toliau:
Užpildykite susitaikymo formą. Užpildykite smulkių grynųjų pinigų suderinimo formą, kurioje smulkių grynųjų pinigų saugotojas surašo likusius grynuosius pinigus, išduotus čekius ir visus per didelius ar nepilnamečius asmenis. Informacija apie vaučerį gali būti gaunama iš smulkių kasų knygos. Apskaitos personalo asmuo peržiūri ir patvirtina formą bei nusiunčia mokėtinų darbuotojų kopiją kartu su visais blanke nurodytais čekiais. Smulkus grynųjų pinigų saugotojas pasilieka jo kopiją.
Gaukite grynųjų. Mokėtinos sumos darbuotojai sukuria kasininkui čekį, reikalingą smulkiems pinigams finansuoti iki nurodytos ribos. Kasininkas deponuoja čekį ir paverčia lėšas grynaisiais. Mokėtinos sumos darbuotojai perduoda smulkių pinigų suderinimo formą pagrindinės knygos buhalteriui.
Pridėkite grynųjų pinigų į smulkių pinigų fondą. Kasininkas duoda grynuosius pinigus smulkių grynųjų pinigų saugotojui, kuris įtraukia juos į smulkių grynųjų pinigų fondą. Jei yra smulkių kasų knygelė, saugotojas įrašo į knygą gautų grynųjų pinigų sumą ir atnaujina grynųjų grynųjų pinigų sumą.
Įrašykite čekius bendrojoje knygoje. Didžiosios knygos buhalteris pažymi mažų pinigų suderinimo formoje nurodytas vaučerio sumas kaip išlaidas bendrojoje knygoje, o tada pateikia formą ir pridedamus čekius.
Išmokėti smulkius pinigus
Smulkių grynųjų pinigų išmokėjimo procedūra skirta pateikti pakankamus kiekvienų išlaidų dokumentus ir įrodymą, kad lėšos iš tikrųjų buvo išmokėtos. Smulkių grynųjų pinigų išmokėjimo procedūra aprašyta toliau:
Ekrano mokėjimo prašymai. Išmokėti lėšas tik nedidelėms verslo išlaidoms padengti.
Atrakinkite smulkius pinigus. Jei mokėjimo prašymas atitinka smulkių grynųjų pinigų išmokėjimo gaires, atrakinkite konteinerį, kuriame laikomi smulkūs pinigai. Saugumo sumetimais smulkus grynųjų pinigų fondas turėtų būti užrakintas bet kuriuo metu, kai jis nenaudojamas.
Užpildykite čekį. Asmuo, kuriam kompensuojama, užpildo kompensavimo čekį. Šiame talone turėtų būti nurodyta išmokėta suma, išlaidų rūšis, data ir asmuo, kuriam buvo sumokėti smulkūs pinigai. Jei yra kvitas, už kurį asmeniui kompensuojama, susegkite jį į čekį. Šis žingsnis reikalingas norint sekti atliekamų išlaidų rūšis, kurias vėliau galima įskaityti į įvairias išlaidų sąskaitas.
Išmokėti grynuosius pinigus. Suskaičiuokite išmokėtus grynuosius pinigus ir paprašykite jų suskaičiuoti, kad patikrintų mokamą sumą. Tada grynųjų pinigų gavėjas turėtų pasirašyti čekį; tai pateikia įrodymą, kad saugotojas neužpildė vaučerio ir paprasčiausiai įsidėjo atitinkamą grynųjų pinigų sumą. Visus užpildytus čekius laikykite smulkiajame kasoje.
Atnaujinti smulkių kasų knygą (nebūtina). Kai tik užpildomas čekis, saugotojas turėtų nedelsdamas atnaujinti smulkių kasų knygą, pridėdamas išlaidų sumą, tipą ir datą bei atnaujindamas einamąjį grynųjų pinigų likutį. Šią informaciją taip pat galima laikyti elektroninėje skaičiuoklėje.
