Pirkimo knyga yra požemis, kuriame įrašomi pirkimai. Pirkimo knyga yra apskaitos skyriaus duomenų bazės dalis; jo nepalaiko pirkimų skyrius. Didžioji knyga yra naudinga atskiriant vienoje vietoje įrašą apie sumas, kurias įmonė išleidžia su savo tiekėjais. Pirkinių knyga parodo, už kuriuos pirkinius buvo sumokėta, o kurie pirkimai liko neįvykdyti. Įprasta operacija, sudaryta pirkimo knygoje, įrašys mokėtiną sąskaitą, o vėliau - mokėjimo operaciją, kuri pašalins mokėtiną sąskaitą. Taigi, tikėtina, kad knygoje bet kuriuo metu bus neapmokėtas mokėtinas mokėtinas likutis.
Jei pirkimo apimtis yra palyginti maža, tada nereikia pirkti knygos. Vietoj to, ši informacija įrašoma tiesiai į didžiąją knygą.
Jei tvarkytumėte rankinį pirkimo knygos įrašą, joje galėtų būti žymiai daugiau informacijos, nei buvo ką tik nurodyta. Duomenų laukai rankiniu būdu parengtoje pirkimo knygoje gali apimti šią informaciją apie kiekvieną operaciją:
Pirkimo data
Tiekėjo kodas (arba pavadinimas)
Tiekėjo sąskaitos faktūros numeris
Pirkimo užsakymo numeris (jei naudojamas)
Įsigytos prekės identifikavimo kodas (gali būti prekės pagrindinis kodas arba tiekėjo nuorodos numeris)
Sumokėta suma
Sumokėtas pardavimo mokestis
Mokėjimo vėliava (nurodoma, ar mokama, ar ne)
Pirminis pirkimo knygoje įrašytas dokumentas yra tiekėjo sąskaita. Be to, jei tiekėjai įmonei grąžina kreditą už tokias prekes kaip grąžinamos prekės ar pervežimo metu pažeistos prekės, pirkėjų knygoje taip pat įrašote tiekėjų išduotas kredito pažymas. Kredito raštelis taip pat gali būti išduodamas nuolaidai už apimtį, nors šis kreditas gali būti taikomas visam pirkinių skaičiui, todėl jo negalima atsekti nuo atskiros pirkimo operacijos.
Pirkimo knygos informacija periodiškai kaupiama ir įrašoma į sąskaitą, esančią pagrindinėje knygoje, vadinamą kontrolės sąskaita. Pirkimo knygos kontrolės paskyra naudojama tam, kad netrikdytų pagrindinė knyga su didžiuliu informacijos kiekiu, kuris paprastai saugomas pirkimo knygoje. Iš karto po paskelbimo kontrolės sąskaitos likutis turėtų atitikti pirkimo knygos likutį. Kadangi jokios išsamios operacijos valdymo sąskaitoje nėra saugomos, visi norintys ištirti pirkimo operacijas turės pereiti nuo kontrolės sąskaitos iki pirkimo knygos, kad jas surastų.
Prieš uždarydami knygas ir sudarydami finansines ataskaitas ataskaitinio laikotarpio pabaigoje, turite užpildyti visus pirkimo knygos įrašus, uždaryti to laikotarpio knygą ir iš pirkimo knygos įrašyti sumas į didžiąją knygą.
Panašios sąlygos
Pirkimo knyga taip pat vadinama pirkimo pusiaužyne arba pirkimo subsąskaita.
