Smulkus grynųjų pinigų suderinimas yra oficiali smulkių kasos įrašų peržiūra. Šios veiklos tikslas yra sužinoti, ar nebuvo jokių dokumentų neišmokėtų išmokų. Tokios išmokos yra dažna grynųjų pinigų problema, kai yra didelė sukčiavimo rizika. Be to, kadangi dauguma smulkių grynųjų pinigų saugotojų nėra apmokyti buhalterių, jie gali neteisingai įrašyti išmokas. Dėl šių priežasčių turėtų būti reguliariai vykdomas nedidelis grynųjų pinigų suderinimas. Peržiūra gali būti traktuojama kaip auditas, o tai reiškia, kad nereikia įspėti smulkių grynųjų pinigų saugotojo apie tikrintojo atvykimą. Šis įspėjimo nebuvimas yra naudingas nustatant bet kokį asmeninį saugotojo išėmimą iš mažų pinigų fondo.
Atlikite šiuos veiksmus, kad suderintumėte smulkius grynuosius pinigus:
Įsitikinkite nurodytu balansu. Peržiūrėkite bendrovės smulkių grynųjų pinigų politiką ir nustatykite nurodytą mažą grynųjų pinigų likutį peržiūrimam fondui. Nedidelių grynųjų pinigų likučiai gali būti skirtingi, nes kai kurių sandorių apimtis yra didesnė nei kitų.
Gaukite susitaikymo formą. Jei įmonė naudoja oficialią susitaikymo formą, gaukite tuščią kopiją ir naudokite ją dokumentuodami šiuos veiksmus.
Apskaičiuokite paimtus grynuosius pinigus. Suskaičiuokite grynuosius pinigus, likusius smulkiuose pinigų fonduose, ir atimkite juos iš nurodyto fondo likučio. Rezultatas yra iš fondo paimtų grynųjų pinigų suma.
Apibendrinkite čekius. Susumuokite visas išlaidas, nurodytas kiekviename smulkių grynųjų pinigų kupone smulkių grynųjų pinigų fonde (informaciją taip pat galite gauti iš smulkių kasų knygos). Atimkite šią sumą iš apskaičiuotos grynųjų pinigų sumos. Rezultatas turėtų būti lygus nuliui. Jei yra likutinis likutis, fonde yra pinigų perteklius. Jei likutis yra neigiamas, fonde trūksta pinigų.
Ištirkite dispersijas. Ištirkite visus skirtumus tarp nurodytos smulkių pinigų fondo sumos ir faktinės bendros grynųjų pinigų ir talonų sumos. Jei skirtumas nepaaiškinamas, užpildykite čekį, kuriame nurodoma nepaaiškinta suma, ir nurašykite jį į iš anksto nustatytą skyriaus sąskaitą, esančią didžiojoje knygoje.
Nepaaiškinamus skirtumus naudinga įskaityti į tam skirtą išlaidų sąskaitą. Taip elgiantis, daug lengviau stebėti sukauptą nedeklaruotų nuostolių sumą laikui bėgant. Taip pat apsvarstykite galimybę taikyti politiką, pagal kurią vidaus audito personalas turėtų būti informuotas, jei nepaaiškinamo smulkių pinigų fondo trūkumo suma viršija tam tikrą sumą.
Galiausiai pažymėkite nedidelius grynųjų pinigų fondus, kad būtų galima dažniau derinti, jei pastebite nuolatinį klaidų modelį. Padidėjęs peržiūros dažnis gali atskleisti problemas, kol nesikaupia materialiniai nuostoliai.
