Darbo užmokesčio apskaita apima visus kompensacijų darbuotojams apskaičiavimo ir mokėjimo aspektus, įskaitant išskaičiuojamųjų išmokėjimą trečiosioms šalims. Šio proceso rezultatas yra išlaidų, susijusių su visų rūšių kompensacijomis, taip pat laiku mokamų darbuotojų dokumentavimas. Nors kai kuriose sistemose, kuriose įdiegta daugiau ar mažiau automatikos, gali nebūti visų šių veiksmų, daugumai darbo užmokesčio sistemų bus taikomas šis proceso eiga:
Įsteigti naujus darbuotojus. Paprašykite naujų darbuotojų užpildyti konkrečią darbo užmokesčio informaciją kaip įdarbinimo proceso dalį, pvz., W-4 formą ir medicininio draudimo formas, kurioms gali prireikti atskaitymų iš darbo užmokesčio. Atidėkite šios informacijos kopijas, kad galėtumėte ją įtraukti į kitą darbo užmokesčio fondą.
Rinkti laiko kortelės informaciją. Atlyginamiems darbuotojams nereikia keisti darbo užmokesčio, mokamo už kiekvieną darbo užmokestį, tačiau turite rinkti ir apibendrinti informaciją apie neapmokestintų darbuotojų dirbtas valandas. Tai gali reikšti, kad darbuotojai nuskaitytų ženklelį per kompiuterinį laiko laikrodį.
Patikrinkite laiko kortelės informaciją. Apibendrinkite ką tik surinktą darbo užmokesčio informaciją ir paprašykite, kad vadovai patikrintų, ar darbuotojai teisingai įrašė savo laiką.
Apibendrinkite mokėtinus atlyginimus. Padauginkite dirbtų valandų skaičių iš kiekvieno darbuotojo darbo užmokesčio dydžio, taip pat atsižvelgdami į viršvalandžių ar pamainų skirtumus.
Įveskite darbuotojų pakeitimus. Darbuotojai gali paprašyti, kad jų darbo užmokesčio čekiai, dažniausiai mokesčiai ar pensijų sumos, būtų sulaikyti. Prieš apskaičiuojant mokesčius, jums gali tekti tai užfiksuoti, nes tai turi įtakos darbo užmokesčio dydžiui, kuriam taikomi mokesčiai.
Apskaičiuokite mokesčius. Naudokite IRS mokesčių lenteles, kad nustatytumėte mokesčių sumą, kurią reikia išskaičiuoti iš darbuotojo bendrojo darbo užmokesčio.
Apskaičiuokite darbo užmokesčio atskaitymus. Iš darbuotojų grynųjų pajamų galima išskaičiuoti keletą papildomų atskaitymų, įskaitant atskaitymus už medicininį draudimą, gyvybės draudimą, garnyrą ir sąjungos rinkliavas. Taip pat turite sekti šių atskaitymų tikslo sumas, kad nustotumėte atskaityti pasiekę tikslo sumą.
Atskaitykite rankinius mokėjimus. Jei darbuotojams jau buvo atlikti rankiniai mokėjimai, pavyzdžiui, avansai, atimkite šias sumas iš likusio grynojo darbo užmokesčio.
Sukurkite darbo užmokesčio registrą. Apibendrinkite kiekvieno darbuotojo darbo užmokesčio ir atskaitymo informaciją darbo užmokesčio registre, kurį galite apibendrinti ir taip sukurti žurnalo įrašą, kuriame įrašytumėte darbo užmokestį. Šį dokumentą automatiškai sukuria visi darbo užmokesčio programinės įrangos paketai.
Spausdinti atlyginimus. Naudotojų darbo užmokesčio žurnale esančią informaciją atsispausdinkite darbuotojų atlyginimus. Paprastai bruto darbo užmokestį, išskaitymus ir grynąjį darbo užmokestį nurodote pervedimo patarime, kuris pridedamas prie algos.
Mokėti tiesioginiu indėliu. Pranešti savo tiesioginių indėlių tvarkytojui apie bet kokių tiesioginių indėlių mokėjimų sumą ir pateikti darbuotojams pinigų pervedimo patarimus dėl šių mokėjimų.
Išduoti atlyginimų čekius. Pridėkite darbuotojams darbo užmokesčio čekius, reikalaudami darbuotojo tapatybės, jei yra daug darbuotojų.
Indėlių išskaičiuoti mokesčiai. Įmokėkite visus išskaičiuotus darbo užmokesčio mokesčius ir darbdavio suderintus mokesčius banke, kuris yra įgaliotas tvarkyti šias operacijas.
Darbo užmokesčio žurnalo įrašai
Pagrindinis darbo užmokesčio žurnalo įrašas yra suvestinės lygio įrašas, sudarytas iš darbo užmokesčio registro ir įrašytas į darbo užmokesčio žurnalą arba į didžiąją knygą. Į šį įrašą paprastai įtraukiami tiesioginių darbo sąnaudų, atlyginimų ir įmonės darbo užmokesčio mokesčių debetai. Taip pat bus įskaityta į keletą sąskaitų, kiekvienoje nurodant įsipareigojimus už nesumokėtus darbo užmokesčio mokesčius, taip pat už darbuotojams jau sumokėtą grynųjų pinigų sumą už grynąjį atlyginimą. Pagrindinis įrašas (darant prielaidą, kad debetai nebeskirstomi pagal atskirus skyrius) yra:
