Grąžinamas indėlis atsiranda, kai įmonė savo banke deponuoja čekį, o bankas atsisako įnešti susijusią grynųjų pinigų sumą į įmonės banko sąskaitą. Tai gali atsitikti dėl šių priežasčių:
Bankas, kuriame iš pradžių buvo sudarytas čekis, čekį atmeta. Taip atsitinka, kai sąskaitoje, kurioje buvo atliktas čekis, yra mažiau neapribotų grynųjų pinigų, nei nurodyta čekyje.
Čekyje yra klaida, pvz., Trūksta parašo, datos, gavėjo vardo ar sumos.
Čekis buvo ištrauktas kitoje šalyje esančiame banke, todėl paprastai jis automatiškai atmetamas.
Kai grąžinamas indėlis, bankas jo neįtraukia į grynųjų pinigų šaltinį į mėnesio pabaigos banko ataskaitą, kurią jis siunčia įmonei. Jei įmonė savo sąskaitose jau buvo įrašiusi įmoką į grynųjų pinigų sąskaitą (kaip praktiškai visada būna prieš atliekant banko indėlį), ji privalo šį indėlį pakeisti savo paties įrašuose. Priešingu atveju grynųjų pinigų likutis bus didesnis nei banko grynųjų pinigų likutis, skirtumas yra grąžinamo indėlio suma.
Indėlių grąžinimas paprastai vykdomas per įmonės apskaitos programinės įrangos kasos pajamų modulį, kuris įskaitys į grynųjų pinigų sąskaitą ir nurašys gautinų sumų sąskaitą (darant prielaidą, kad susiję čekiai buvo atlikti už neapmokėtas sąskaitas iš klientų).
Be to, bankas tikriausiai ims aptarnavimo mokestį, susijusį su grąžinamu indėliu, nors ši suma gali būti įtraukta į bendrą mėnesio paslaugų mokestį. Bendrovė privalo registruoti mokestį kaip kreditą į grynųjų pinigų sąskaitą ir debetą į išlaidų sąskaitą.
Kolekcijos darbuotojai turėtų būti supažindinti su visais grąžintais čekiais, kad jie galėtų nedelsdami susisiekti su susijusiais klientais ir įsitikinti, ar atliekami pakaitiniai mokėjimai.
