Tiekėjai siūlo savo klientams įsigyti nuolaidas mainais už ankstyvą sąskaitų apmokėjimą. Svarbu sekti pirkimo nuolaidas, nes jos tiesiogiai padidina pelną, sumažinant tiekėjams mokamą sumą. Norėdami nustatyti, ar pirkimo nuolaidos iš tikrųjų taikomos, apskaitos darbuotojai privalo:
- Peržiūrėkite tiekėjų sąskaitas faktūras, ar jose siūlomos išankstinio mokėjimo nuolaidos.
- Pažiūrėkite, ar ekonomiška priimti siūlomas nuolaidų sąlygas.
- Apmokėkite sąskaitą anksčiau, mainais už siūlomas nuolaidos sąlygas.
Pagrindinis dalykas, kurį reikia įvertinti, yra tai, ar iš tikrųjų buvo vartojami tie terminai, kuriuos laikyti ekonomiškais. Jei siūlomos sąlygos nebuvo ekonomiškos, jų sekti nereikia.
Norėdami apskaičiuoti įsigytų nuolaidų procentą, padalykite bendrą įsigytų nuolaidų sumą iš visų galimų nuolaidų, kurios laikomos ekonomiškomis, sumos. Formulė yra:
Bendros pirkimo nuolaidos ÷ Bendros galimos ekonominės nuolaidos
Atkreipkite dėmesį, kad šis vertinimas apima ne pirkimo nuolaidų sandorių skaičių, o pirkimo nuolaidų operacijų sumą doleriais. Skirtumas yra tas, kad jei stebėsite atliktų nuolaidų operacijų skaičių, tai gali atskleisti (pavyzdžiui) aukštą 90% sėkmės rodiklį, tačiau vienintelė nuolaida, kurią pamiršo apskaitos skyrius, buvo didžiulė suma. Taigi, vertinant pagal įsigytų nuolaidų sumą doleriais, ta pati situacija (pavyzdžiui) galėjo parodyti 10% sėkmės rodiklį. Tiksliau sakant, formulė yra:
Bendra įsigytų nuolaidų doleriais suma ÷ Bendra ekonominių nuolaidų suma doleriais
Skaitytojui reikalingą informaciją galima paimti iš apskaitos įrašų. Tačiau gali būti daug sunkiau surinkti informaciją vardiklyje. Galimas šaltinis yra tiekėjo pagrindinis failas.
Jei perkamų nuolaidų dalis yra per maža, gali tekti pertvarkyti mokėtinų sumų procesą, kad būtų užtikrinta, jog išankstinio mokėjimo sandoriai bus sprendžiami operatyviau. Paprastai sistemos pertvarkymas yra registruoti visas gaunamas sąskaitas tiesiai į apskaitos sistemą, prieš jas išsiunčiant patvirtinti. Kitas variantas yra centralizuoti mokėtinas sumas už daugialypę įmonę ir tiekėjams pateikti sąskaitas faktūras tiesiai į centrinę vietą, kad būtų galima greičiau apdoroti.
