Žmogiškųjų išteklių apskaita apima visų su darbuotojais susijusių išlaidų stebėjimą atskiroje ataskaitoje. Šios išlaidos apima darbuotojų kompensacijas, darbo užmokesčio mokesčius, išmokas, mokymą ir įdarbinimą. Tokia apskaitos sistema gali būti naudojama nustatyti, kur organizacijoje išlaidos žmogiškiesiems ištekliams yra ypač sunkios ar nedidelės. Ši informacija gali būti naudojama darbuotojams nukreipti į tas veiklas, kurioms jie gali suteikti didžiausią vertę. Priešingai, ataskaitą galima naudoti toms sritims, kuriose darbuotojų išlaidos yra per didelės, todėl gali sumažėti jėga arba perskirstyti darbuotojus toli nuo tų sričių.
Išsamesnė žmogiškųjų išteklių apskaitos sistema apima ne tik paprastas su darbuotojais susijusių išlaidų stebėjimą, bet ir apima šias dvi papildomas sritis:
Biudžeto sudarymas. Organizacijos metiniame biudžete yra žmogiškųjų išteklių komponentas, kuriame sutelktos visos darbuotojų išlaidos, patirtos visoje organizacijoje. Koncentruodama informaciją apie sąnaudas pagal savo pobūdį, vadovybė gali aiškiau pamatyti bendrą žmogiškųjų išteklių sąnaudų poveikį įmonei.
Darbuotojų vertinimas. Užuot vertinusi darbuotojus kaip sąnaudas, sistema nukreipiama į juos kaip į turtą. Tai gali apimti vertybių priskyrimą darbuotojams, atsižvelgiant į jų patirtį, išsilavinimą, novatoriškumą, lyderystę ir pan. Tai gali būti sudėtinga sritis, kurioje galima pasiekti patikrinamą kiekybinio įvertinimo lygį, todėl valdymo požiūriu tai gali būti ribota.
Žvelgiant iš apskaitos perspektyvos, sąnaudomis pagrįstas žmogiškųjų išteklių požiūris yra gana lengvas - darbuotojų išlaidos iš įvairių departamentų yra tiesiog sujungiamos į ataskaitą. Darbuotojų vertinimo metodas nėra tinkama buhalterio samprata, nes tai yra viduje sukurtas nematerialusis turtas, todėl jo negalima įrašyti į apskaitos sistemą.
