Pardavėjo pagrindinė byla yra nemažai informacijos apie įmonės tiekėjus saugykla, naudojama tiekėjų sąskaitoms apmokėti ir pirkimo užsakymams išrašyti. Kai versle yra net palyginti nedidelis tiekėjų skaičius, nemažas skaičius klaidų palaipsniui pateks į tiekėjo pagrindinę bylą. Čia yra keletas siūlomų failo valymo būdų:
Reguliariai atsispausdinkite kiekvieno tiekėjo ataskaitą, kurioje būtų rodomi visi laukai, naudojami tiekėjo pagrindiniame faile. Nuskaitykite ataskaitoje trūkstamą informaciją svarbesniuose laukuose, pvz., Mokesčių kodus ir mokesčių mokėtojų identifikavimo numerius (TIN).
Atspausdinkite tiekėjų sąrašą, surūšiuotą pagal pavadinimą, ir ieškokite pasikartojančių vardų, rodančių pasikartojančių įrašų buvimą. Nustatykite, kuriuos iš šių įrašų norite archyvuoti, ir pažymėkite juos kaip daugiau nenaudojamus.
Atspausdinkite ataskaitą, kurioje būtų parodyti mokėjimai tiekėjams per pastaruosius dvejus metus. Jei per tą laikotarpį nebuvo jokios veiklos, pažymėkite susijusius tiekėjo pagrindinius failus kaip archyvuotus.
Palyginkite įrašytus mokesčių mokėtojų identifikavimo numerius su naujausiais tiekėjais su TIN atitikimo programa IRS svetainėje, kad patikrintumėte, ar įrašyti numeriai yra teisingi. Atnaujinkite neteisingą informaciją.
